Kako spojiti dokument ("Mail Merge") s Calc-ovo preglednico.

pripravil

OpenOffice.org Documentation Project

Namen spajanja dokumenta z besedilom s podatkovnim virom je ta, da nam paket OpenOffice.org sam ustvari izhodne datoteke, ki se ravnajo po predlogi dokumenta, vsebujejo pa podatke iz izbranih zapisov podatkovnega vira.

Vsebina

1. Ustvarjanje vira podatkov

2. Ustvarjanje pisemske predloge

3. Spajanje

4. Triki v zvezi z oblikovanjem predloge

5. Zasluge

1. Ustvarjanje vira podatkov

Za spajanje dokumentov v OpenOffice.org je treba najprej iz Calc-ove preglednice ustvariti vir podatkov, ki ga lahko nato prikažemo v pregledovalniku virov podatkov.

V Calc-u napolnimo preglednico z ustreznimi podatki (npr. naslovi prejemnikov pisma), pri čemer naj bodo v prvi vrstici imena stolpcev. Preglednico shranimo (Datoteka – Shrani) v privzetem .sxc formatu, v poljubni mapi. Nato lahko preglednico zapremo.

V meniju Orodja izberemo Viri podatkov...

V raziskovalcu na levi so prikazani viri podatkov, ki so že bili ustvarjeni in registrirani z Upravljalnikom virov podatkov. Že ustvarjene in registrirane vire izberemo z brskanjem po pregledovalniku. Nov vir pa ustvraimo takole:

• Kliknemo gumb 'Nov vir podatkov'.

• V ustreznem polju na desni strani okna vpišemo ime vira podatkov.

• V skupini Povezava izberemo vrsto zbirke podatkov; v našem primeru je to 'Preglednica'. Pod URL vira podatkov vpišemo ime datoteke s podatki, ki smo jo na začetku ustvarili s programom Calc. Do te datoteke lahko pridemo tudi s klikom na gumb '...'.

• S klikom na jeziček 'Tabele' preverimo, da je na voljo list preglednice, na katerega smo vpisovali podatke.

• Kliknemo 'V redu' in preglednica je pripravljena za spajanje.

Nasvet: Enak postopek uporabimo tudi za ustvarjanje virov podatkov, ki so že prisotni na vašem sistemu in jih OpenOffice.org podpira.

2. Ustvarjanje pisemske predloge

1. Odpremo nov dokument z besedilom : Datoteka – Nova – Dokument z besedilom.

2. Natipkamo besedilo pisma. Naslovov še ni treba vnašati, lahko pa si označimo mesto - npr. z zvezdico (*) - na katerega jih bomo kasneje vstavili.

3. Ko besedilo pisma dokončamo, dokument shranimo, a ga ne zapremo.

4. V meniju 'Pogled' izberemo 'Viri podatkov'. Okno z viri podatkov lahko dobimo tudi tako, da pritisnemo tipko F4.

Že ustvarjeni viri podatkov so prikazani v raziskovalcu. Vir, ki ga želimo uporabiti, izberemo takole:

• S klikom na znak '+', ki se nahaja v okvirju pred imenom vira, se odpre drevesna struktura elementov vira. Odpremo 'Tabele' in kliknemo ime tabele z želenimi podatki; v našem primeru je to ime lista, v katerega smo vpisali podatke. Nato se v desnem oknu pokaže preglednica s podatki.

• Zdaj moramo v dokument na mesta, ki smo si jih prej označili z *, vstaviti ustrezna polja.

• V glavi tabele na imenu izbranega polja (npr. Ime) kliknemo z desnim gumbom miške in ga držimo.

• Medtem ko držimo desni gumb, kazalec miške postavimo na mesto v dokumentu, kjer želimo, da je vsebima polja izpisana. Polje se bo v dokumentu izpisalo takole:

• Ponovimo postopek še za ostala polja (npr. Priimek, Naslov). Pri tem pazimo, da jih vstavimo na prava mesta.

Ko smo vstavili vsa želena polja, je dokument pripravljen za spajanje.

3. Spajanje

Izberemo zapise, ki jih želimo uporabiti:

Če želimo izbrati vse zapise v tabeli, kliknemo na pravokotnik v zgornjem levem kotu tabele.
Če želimo izbrati samo določeno polje, kliknemo njegovo ime v glavi tabele.
Če želimo izbrati vsa polja določenega zapisa, kliknemo na sivi pravokotnik pred njim. V njem se bo pojavila puščica in celoten zapis bo označen.
Če želimo izbrati zapise, ki si ne sledijo, med označevanjem držimo tipko CTRL.

Zdaj je vse pripravljeno za spajanje.

V orodni vrstici so na predzadnji ikoni narisana tri pisma:

Ko kliknemo nanjo, se odpre pogovorno okno:

• Izberemo način izbora zapisov (npr. 'Izbrani zapisi').

• Nato izberemo enega od možnih izhodov.
  V našem primeru bomo izbrali ‘Datoteka’. V tem primeru moramo pod 'Pot' podati mapo, v katero bomo shranili nastale datoteke. Za vsak zapis bo OpenOffice.org ustvaril svojo datoteko, ki jo bo poimenoval po polju, ki ga izberemo pod 'Ustvari ime datoteke iz'.

S tem je postopek končan.

4. Triki v zvezi z oblikovanjem predloge

Glede na to, da so zapisi med seboj različni, je težko vnaprej predvideti, kakšna naj bo pisemska predloga, da bo izgled rezultatov dober. To predvsem velja za prelom vrstic, pravilno uporabo presledkov in izogibanje neporebnim praznim vrsticam, ko nekateri naslovi vsebujejo večje število vrstic kot drugi. Odgovori na ta vprašanja so podani v tem poglavju.

Kako oblikovati predlogo?

Kako bodo zapisi vnešeni v dokument, lahko preverimo že pred spajanjem.

Ustrezni ukaz izberemo iz orodne vrstice:

Tretja ikona z desne se imenuje ‘Podatki v polja’. Izberemo zapis in kliknemo ikono, nakar se v polja v dokumentu vpišejo podatki iz izbranega zapisa. Postopek lahko ponavljamo, dokler se ne prepričamo, da bodo vsi naslovi izpisani v skladu z našimi željami.

Kako odstraniti prazne vrstice?

Pogosto se zgodi, da vsi naslovi nimajo enakega števila vrstic. Tako so pri nekaterih zapisih dločena polja prazna. Denimo, da imamo v naših tabeli in predlogi polje ‘Naslov_2’, ki pa je pri nekaterih zapisih prazno.

V predlogi postavimo kurzor pred polje ‘Naslov_2’. Istočasno pritisnemo tipki CTRL in F2, nakar se odpre naslednje pogovrono okno.

Kliknemo jeziček ‘Funkcije’ .

Izberemo vrsto polja 'Skriti odstavek' in kot Pogoj vstavimo ‘not(ime_polja)'. V našem primeru se pogoj glasi not(Naslov_2). Nato kliknemo gumb 'Vstavi', s čimer ta pogoj vnesemo v dokument.

5. Zasluge

Avtor : Sophie Gautier

Zahvala : Richard Holt

Intgr by : Gianluca Turconi

Zadnja sprememba : 16.februar 2002

Kontakt : OpenOffice.org Documentation Project http://whiteboard.openoffice.org/doc/index.html

Prevod : Gregor Petkovšek, 31.december 2002