IBM Lotus Symphony


Spajanje polj v dokumentih

Pošljete lahko pakete pisem, ki spajajo polja iz izvora podatkov. Izberete lahko izvor podatkov in spojite njegova polja v nov dokument ter nato te dokumente natisnete ali jih pošljete po elektronski pošti.

Če želite uporabljati funkcijo Pošlji e-pošto, mora biti nameščen program IBM® Lotus Notes®. V Datoteka > Preference > Symphony > Spajanje dokumentov podajte mesto namestitvene poti programa Lotus Notes.
  1. Kliknite Orodja > Spajanje dokumentov. Prikaže se okno Spajanje dokumentov.
  2. Kliknite Prebrskaj, da izberete datoteko, ki vključuje seznam prejemnikov. Datoteka je lahko ena od naslednjih treh vrst datotek: OpenDocument Spreadsheet (.ods), stiki IBM Lotus Notes (.nsf) in vrednosti, ločene z vejico (.csv). Ko izberete preglednico, ki ima več kot en list, se prikaže okno Izberite tabelo. Izberite tabelo, ki jo želite uporabiti za seznam prejemnikov in nato kliknite V redu.
  3. Neobvezno: Kliknite predogled in urejanje seznama prejemnikov, če si želite predogledati in urediti seznam prejemnikov. V oknu predogleda lahko izberete ali počistite katerekoli navedene prejemnike.
  4. Neobvezno: Kliknite Ustvari nov dokument glede na trenutni izbor prejemnikov, če želite ustvariti nov dokument glede na trenutni izbor prejemnikov. S tem ustvarite nov dokument, v katerem se samodejno prikaže okno Spajanje dokumentov, trenutni izvor podatkov in izbor prejemnikov pa se samodejno uveljavita.
  5. Neobvezno: Kliknite Ustvari novo kuverto glede na trenutni izbor prejemnikov, če želite ustvariti novo kuverto glede na trenutni izbor prejemnikov. S tem ustvarite nov dokument, v katerem se samodejno prikaže okno Spajanje dokumentov. Trenutni izvor podatkov in izbor prejemnikov se uveljavita samodejno, samodejno pa se prikaže tudi okno Ustvari kuverto.
  6. V polju Vstavi polja izberite polje, ki ga želite vstaviti v dokument in nato kliknite Vstavi.
  7. Neobvezno: Če v dokumentu obstajajo preddefinirana polja, lahko kliknete Primerjaj polja, da ta polja primerjate s trenutnim seznamom prejemnikov. V oknu Primerjaj stolpce izberite polja iz izvora podatkov, ki ustrezajo preddefiniranim poljem v dokumentu, in kliknite V redu. Polja iz trenutnega izvora podatkov in preddefinirana polja se v dokumentu prikažejo različno. Ko primerjate polje, se izvirno ime polja zamenja z imenom polja iz trenutnega izvora podatkov.
  8. Kliknite Končaj spajanje in izberite eno od teh možnosti:
    • Izberite Predogled, če želite videti predogled vsakega primerka spojenega dokumenta. Izberete ali počistite lahko katerega koli od navedenih prejemnikov. V orodni vrstici lahko kliknete tudi Dokončaj spajanje in izberete Natisni, Shrani ali Pošlji e-pošto.
    • Izberite Natisni, da natisnete dokument. Ko nastavite možnosti tiskanja v oknu Tiskanje, kliknite V redu.
    • Izberite Shrani, da shranite primerke spojenega dokumenta. Vse primerke lahko shranite kot eno datoteko ali pa shranite vsak primerek kot ločeno datoteko. Ko nastavite možnosti shranjevanja v oknu Shranjevanje, kliknite V redu.
    • Če želite prejemnikom tega spojenega dokumenta poslati ločeno elektronsko pošto, izberite Pošlji elektronsko pošto. Dokument je poslan kot priloga. Datoteko lahko pošljete v obliki .pdf ali .odt. Vsak elektronski naslov prejme le elektronsko pošto in prilogo, ki ustreza tistemu vnosu v izvoru podatkov. Po želji lahko elektronske naslove vnesete v polja KP ali SKP. Kliknite V redu.
  9. Kadar koli med postopkom spajanja pošte lahko kliknete Datoteka > Shrani, da shranite nastavitve dokumenta spojene pošte. Kadar koli odprete dokument z nastavitvami za spajanje dokumentov, je samodejno prikazano okno Spajanje dokumentov.

Povratne informacije o izdelku | Dodatna dokumentacija | Blagovne znamke