IBM Lotus Symphony


Intercalar campos em documentos

Pode enviar conjuntos de cartas, as quais intercalam campos provenientes de uma origem de dados. Pode seleccionar uma origem de dados e intercalar os respectivos campos num novo documento, podendo depois imprimir o documento ou enviá-lo por correio electrónico.

O IBM® Lotus Notes® tem de estar instalado para utilizar a função Enviar mensagem de correio electrónico. Especifique a localização do caminho de instalação do Lotus Notes em Ficheiro > Preferências > Symphony > Impressão em série.
  1. Faça clique em Ferramentas > Impressão em série. É apresentada a janela Impressão em série.
  2. Faça clique em Pesquisar para seleccionar um ficheiro que inclua uma lista de destinatários. O ficheiro pode ser um de três tipos de ficheiro: Folha de cálculo do OpenDocument (.ods), contactos do IBM Lotus Notes (.nsf) ou valores separados por vírgulas (.csv). Ao seleccionar uma folha de cálculo que possua mais do que uma folha, é apresentada a janela Seleccionar tabela. Seleccione a tabela que pretende utilizar para a lista de destinatários e, em seguida, faça clique em OK.
  3. Opcional: Faça clique em Pré-visualizar e editar a lista de destinatários caso pretenda pré-visualizar e editar a lista de destinatários. Na janela de pré-visualização, pode seleccionar ou desmarcar qualquer um dos destinatários apresentados.
  4. Opcional: Faça clique em Criar um novo documento com base na selecção actual de destinatários caso pretenda criar um novo documento com base na selecção actual de destinatários. Este passo cria um novo documento, no qual a janela Impressão em série é apresentada automaticamente e a origem de dados actual e selecção de destinatários são aplicadas automaticamente.
  5. Opcional: Faça clique em Criar um novo envelope com base na selecção actual de destinatários caso pretenda criar um novo envelope com base na selecção actual de destinatários. Este passo cria um novo documento, no qual a janela Impressão em série é apresentada automaticamente. A origem de dados actual e a selecção de destinatários são aplicadas automaticamente e a janela Criar envelope é apresentada automaticamente.
  6. No campo Inserir campos, seleccione um campo que pretenda inserir no documento e, em seguida, faça clique em Inserir.
  7. Opcional: Se existirem campos predefinidos no documento, pode fazer clique em Corresponder os campos para fazer corresponder esses campos à lista actual de destinatários. Na janela Corresponder os campos, seleccione campos da origem de dados que correspondam aos campos predefinidos no documento e faça clique em OK. Os campos provenientes da origem de dados actual e os campos predefinidos são apresentados de forma diferente no documento. Depois de fazer corresponder um campo, o nome original do campo é substituído pelo nome do campo da origem de dados actual.
  8. Faça clique em Terminar impressão em série e seleccione uma das seguintes opções:
    • Seleccione Pré-visualizar se pretender pré-visualizar cada ocorrência do documento intercalado. Pode seleccionar ou desmarcar qualquer um dos destinatários apresentados. Pode também fazer clique em Terminar impressão em série na barra de ferramentas e seleccionar Imprimir, Guardar, ou Enviar mensagem de correio electrónico.
    • Seleccione Imprimir para imprimir o documento. Após definir as opções de impressão na janela Imprimir, faça clique em OK.
    • Seleccione Guardar para guardar as ocorrências do documento intercalado. Pode guardar todas as ocorrências como um ficheiro ou guardar cada ocorrência como um ficheiro separado. Após a definição das opções para guardar na janela Guardar, faça clique em OK.
    • Se pretender enviar uma mensagem de correio electrónico em separado para os destinatários deste documento intercalado, seleccione Enviar mensagem de correio electrónico. O documento é enviado como anexo. Pode optar por enviar o ficheiro como .pdf ou .odt. Cada endereço de correio electrónico apenas recebe a mensagem e o anexo correspondente à entrada na origem de dados. Opcionalmente, pode disponibilizar um endereço de correio electrónico nos campos CC e BCC. Faça clique em OK.
  9. Em qualquer ponto do processo de impressão em série, pode fazer clique em Ficheiro > Guardar para guardar as definições de impressão em série do documento. Sempre que abrir um documento com definições de impressão em série, a janela Impressão em série é automaticamente apresentada.

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