Pode enviar conjuntos de cartas, as quais intercalam campos provenientes de uma origem de dados. Pode seleccionar uma
origem de dados e intercalar os respectivos campos num novo documento,
podendo depois imprimir o documento ou enviá-lo por correio electrónico.
O IBM® Lotus Notes® tem de estar instalado para utilizar a função Enviar mensagem de correio electrónico. Especifique
a localização do caminho de instalação do Lotus Notes em .
- Faça clique em
. É
apresentada a janela Impressão em série.
- Faça clique em
Pesquisar para seleccionar um ficheiro que
inclua uma lista de destinatários. O ficheiro pode ser um de três tipos de
ficheiro: Folha de cálculo do OpenDocument (.ods), contactos do IBM Lotus Notes (.nsf) ou valores separados por vírgulas (.csv). Ao seleccionar uma folha de
cálculo que possua mais do que uma folha, é apresentada a janela
Seleccionar tabela. Seleccione a tabela que
pretende utilizar para a lista de destinatários e, em seguida, faça clique em
OK.
- Opcional: Faça clique em
caso pretenda pré-visualizar e editar a lista de destinatários. Na janela de pré-visualização, pode seleccionar ou desmarcar qualquer um dos destinatários apresentados.
- Opcional: Faça clique em
caso pretenda criar um novo documento com base na selecção actual de destinatários. Este passo cria um novo documento, no qual a janela Impressão em série é apresentada automaticamente e a origem de dados actual e selecção de destinatários são aplicadas automaticamente.
- Opcional: Faça clique em
caso pretenda criar um novo envelope com base na selecção actual de destinatários. Este passo cria um novo documento, no qual a janela Impressão em série é apresentada automaticamente. A origem de dados actual e a selecção de destinatários são aplicadas automaticamente e a janela Criar envelope é apresentada automaticamente.
- No campo Inserir
campos, seleccione um campo que pretenda inserir no documento e, em
seguida, faça clique em Inserir.
- Opcional: Se existirem campos predefinidos no documento, pode fazer clique em Corresponder os campos para fazer corresponder esses campos à lista actual de destinatários. Na janela Corresponder os campos, seleccione campos da origem de dados que correspondam aos campos predefinidos no documento e faça clique em OK. Os campos provenientes da origem de dados actual e os campos predefinidos são apresentados de forma diferente no documento. Depois de fazer corresponder um campo, o nome original do campo é substituído pelo nome do campo da origem de dados actual.
- Faça clique em Terminar
impressão em série e seleccione uma das seguintes opções:
- Seleccione Pré-visualizar se pretender
pré-visualizar cada ocorrência do documento intercalado. Pode seleccionar ou desmarcar qualquer
um dos destinatários apresentados. Pode também fazer clique em Terminar impressão em série na barra de ferramentas e seleccionar Imprimir, Guardar, ou Enviar mensagem de correio electrónico.
- Seleccione Imprimir para imprimir o
documento.
Após definir as opções de impressão na janela
Imprimir, faça clique em
OK.
- Seleccione Guardar para guardar as
ocorrências do documento intercalado. Pode guardar todas as ocorrências como
um ficheiro ou guardar cada ocorrência como um ficheiro separado. Após a
definição das opções para guardar na janela
Guardar, faça clique em
OK.
- Se pretender enviar uma mensagem de correio electrónico em separado para
os destinatários deste documento intercalado, seleccione
Enviar mensagem de correio electrónico. O
documento é enviado como anexo. Pode optar por enviar o ficheiro como .pdf ou .odt.
Cada endereço de correio electrónico apenas
recebe a mensagem e o anexo correspondente à entrada na origem de dados. Opcionalmente, pode disponibilizar um endereço de correio electrónico nos
campos CC e BCC. Faça clique em OK.
- Em qualquer ponto do processo de impressão em
série, pode fazer clique em
para guardar as definições de
impressão em série do documento. Sempre que abrir um documento com definições
de impressão em série, a janela Impressão em
série é automaticamente apresentada.