Du kan masseutsende brev som fletter felt fra en datakilde. Du kan velge en datakilde og
flette feltene inn i et nytt dokument, og deretter kan du enten skrive ut dokumentene
eller sende dem via e-post.
IBM Lotus Notes må være installert for at du skal kunne bruke funksjonen
Send e-post. Angi plasseringen til Lotus Notes-installeringsbanen i
.
- Klikk på
. Du får frem vinduet
Flett utskrift.
- Klikk på Bla gjennom for å
velge en fil som inneholder en liste over mottakere. Filen kan være en av tre typer: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes-kontakter (.nsf) eller fil med
kommadelte verdier (.csv - Comma Separated Values). Når du
velger et regneark som har mer enn ett ark, får du frem vinduet
Velg tabell. Velg den
tabellen du vil bruke som mottakerliste, og klikk deretter på OK.
- Valgfritt: Klikk på
hvis du vil forhåndsvise og redigere listen med mottakere. I vinduet for forhåndsvisning kan du velge eller oppheve valget av
hvilke som helst av mottakerne på listen.
- Valgfritt: Klikk på
hvis du vil opprette et nytt dokument basert på
det gjeldende valget av mottakere. I dette trinnet opprettes det et nytt dokument, der
vinduet Flett utskrift automatisk blir vist, og gjeldende
datakilde og valg av mottakere automatisk blir brukt.
- Valgfritt: Klikk på
hvis du vil opprette en ny konvolutt basert på
det gjeldende valget av mottakere. I dette trinnet opprettes det et nytt dokument, der
vinduet Flett utskrift automatisk blir vist. Gjeldende datakilde og valg av mottakere blir automatisk brukt, og vinduet Opprette konvolutt blir automatisk vist.
- I feltet Sett inn felt
velger du et felt du vil sette inn i dokumentet, og klikker deretter på
Sett inn.
- Valgfritt: Hvis det finnes forhåndsdefinerte felt i dokumentet,
kan du klikke på Samkjør felt for å samkjøre disse
feltene med den gjeldende listen over mottakere. I vinduet Samkjør felt velger du felt fra datakilden som tilsvarer de
forhåndsdefinerte feltene i dokumentet, og klikker på OK. Feltene fra den gjeldende datakilden og de forhåndsdefinerte feltene blir vist på forskjellig måte i dokumentet. Etter at et felt er samkjørt, blir det opprinnelige
feltnavnet erstattet med feltnavnet fra den gjeldende datakilden.
- Klikk på Fullfør fletting og
velg blant disse alternativene:
- Velg
Forhåndsvis hvis du vil forhåndsvise hver forekomst av det
flettede dokumentet. Du kan velge eller oppheve valget av
hvilke som helst av mottakerne på listen. Du kan også klikke på Fullfør
samkjøring på verktøylinjen og velge Skriv ut, Lagre
eller Send e-post.
- Velg Skriv ut for å skrive ut dokumentet.
Etter at du
har valgt utskriftsalternativer i vinduet Skriv ut, klikker
du på OK.
- Velg Lagre for å lagre forekomstene av det flettede
dokumentet. Du kan lagre alle forekomstene av en fil, eller lagre hver forekomst som en
separat fil. Når du har valgt lagringsalternativer i vinduet
Lagre, klikker du på OK.
- Hvis du vil sende separat e-post til mottakerne av dette flettede dokumentet, velger
du Send e-post. Dokumentet sendes som et vedlegg. Du kan velge å sende filen som .pdf eller .odt.
Hver
e-postadresse mottar bare den e-posten og det vedlegget som samsvarer med denne
oppføringen i datakilden. Du kan eventuelt oppgi e-postadresse i feltene Kopi og
Blindkopi. Klikk på OK.
- Du kan når som helst klikke på
for å lagre dokumentinnstillingene for
fletting av utskrift. Når du åpner et dokument med innstillinger for
utskriftsfletting, får du automatisk frem vinduet Flett
utskrift.