IBM Lotus Symphony


Flette felt i dokumenter

Du kan masseutsende brev som fletter felt fra en datakilde. Du kan velge en datakilde og flette feltene inn i et nytt dokument, og deretter kan du enten skrive ut dokumentene eller sende dem via e-post.

IBM Lotus Notes må være installert for at du skal kunne bruke funksjonen Send e-post. Angi plasseringen til Lotus Notes-installeringsbanen i Fil > Innstillinger > Symphony > Flett utskrift.
  1. Klikk på Verktøy > Flett utskrift. Du får frem vinduet Flett utskrift.
  2. Klikk på Bla gjennom for å velge en fil som inneholder en liste over mottakere. Filen kan være en av tre typer: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes-kontakter (.nsf) eller fil med kommadelte verdier (.csv - Comma Separated Values). Når du velger et regneark som har mer enn ett ark, får du frem vinduet Velg tabell. Velg den tabellen du vil bruke som mottakerliste, og klikk deretter på OK.
  3. Valgfritt: Klikk på forhåndsvis og rediger listen med mottakere hvis du vil forhåndsvise og redigere listen med mottakere. I vinduet for forhåndsvisning kan du velge eller oppheve valget av hvilke som helst av mottakerne på listen.
  4. Valgfritt: Klikk på Opprett et nytt dokument basert på det gjeldende valget av mottakere hvis du vil opprette et nytt dokument basert på det gjeldende valget av mottakere. I dette trinnet opprettes det et nytt dokument, der vinduet Flett utskrift automatisk blir vist, og gjeldende datakilde og valg av mottakere automatisk blir brukt.
  5. Valgfritt: Klikk på Opprett en ny konvolutt basert på det gjeldende valget av mottakere hvis du vil opprette en ny konvolutt basert på det gjeldende valget av mottakere. I dette trinnet opprettes det et nytt dokument, der vinduet Flett utskrift automatisk blir vist. Gjeldende datakilde og valg av mottakere blir automatisk brukt, og vinduet Opprette konvolutt blir automatisk vist.
  6. I feltet Sett inn felt velger du et felt du vil sette inn i dokumentet, og klikker deretter på Sett inn.
  7. Valgfritt: Hvis det finnes forhåndsdefinerte felt i dokumentet, kan du klikke på Samkjør felt for å samkjøre disse feltene med den gjeldende listen over mottakere. I vinduet Samkjør felt velger du felt fra datakilden som tilsvarer de forhåndsdefinerte feltene i dokumentet, og klikker på OK. Feltene fra den gjeldende datakilden og de forhåndsdefinerte feltene blir vist på forskjellig måte i dokumentet. Etter at et felt er samkjørt, blir det opprinnelige feltnavnet erstattet med feltnavnet fra den gjeldende datakilden.
  8. Klikk på Fullfør fletting og velg blant disse alternativene:
    • Velg Forhåndsvis hvis du vil forhåndsvise hver forekomst av det flettede dokumentet. Du kan velge eller oppheve valget av hvilke som helst av mottakerne på listen. Du kan også klikke på Fullfør samkjøring på verktøylinjen og velge Skriv ut, Lagre eller Send e-post.
    • Velg Skriv ut for å skrive ut dokumentet. Etter at du har valgt utskriftsalternativer i vinduet Skriv ut, klikker du på OK.
    • Velg Lagre for å lagre forekomstene av det flettede dokumentet. Du kan lagre alle forekomstene av en fil, eller lagre hver forekomst som en separat fil. Når du har valgt lagringsalternativer i vinduet Lagre, klikker du på OK.
    • Hvis du vil sende separat e-post til mottakerne av dette flettede dokumentet, velger du Send e-post. Dokumentet sendes som et vedlegg. Du kan velge å sende filen som .pdf eller .odt. Hver e-postadresse mottar bare den e-posten og det vedlegget som samsvarer med denne oppføringen i datakilden. Du kan eventuelt oppgi e-postadresse i feltene Kopi og Blindkopi. Klikk på OK.
  9. Du kan når som helst klikke på Fil > Lagre for å lagre dokumentinnstillingene for fletting av utskrift. Når du åpner et dokument med innstillinger for utskriftsfletting, får du automatisk frem vinduet Flett utskrift.

Tilbakemelding om produktet | Annen dokumentasjon | Varemerker