IBM Lotus Symphony


Fusionar campos en documentos

Puede enviar lotes de cartas que fusionen campos desde un origen de datos. Puede seleccionar un origen de datos y fusionar sus campos en un documento nuevo y, a continuación, imprimir los documentos o enviarlos por correo electrónico.

IBM® Lotus Notes® debe estar instalado para utilizar la función Enviar correo electrónico. Especifique la ubicación de la vía de acceso de instalación de Lotus Notes en Archivo > Preferencias > Symphony > Fusión de correo.
  1. Haga clic en Herramientas > Fusión de correo. Aparece la ventana Fusión de correo.
  2. Haga clic en Examinar para seleccionar un archivo que incluya una lista de destinatarios. El archivo puede ser de uno de estos tres tipos: hojas de cálculo de OpenDocument (.ods), contactos de IBM Lotus Notes (.nsf) y archivos de valores separados por comas (.csv). Cuando se selecciona una hoja de cálculo que tiene más de una hoja, aparece la ventana Seleccionar tabla. Seleccione la tabla que desea utilizar para ver la lista de destinatarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Opcional: Haga clic en previsualizar y editar la lista de receptores, si quiere previsualizar y editar la lista de receptores. En la ventana de previsualización, puede seleccionar o deseleccionar los destinatarios que desee en la lista.
  4. Opcional: Haga clic en Crear un documento nuevo basado en la selección actual de destinatarios si quiere crear un documento nuevo basado en la selección actual de destinatarios. Este paso crea un documento nuevo en el que se muestra automáticamente la ventana Impresión en serie y el origen de datos actual, y se aplica automáticamente la selección de destinatarios.
  5. Opcional: Haga clic en Crear un sobre nuevo basado en la selección actual de destinatarios si quiere crear un sobre nuevo basado en la selección actual de destinatarios. Este paso crea un documento nuevo en el que se muestra automáticamente la ventana Impresión en serie. El origen de datos actual y la selección de destinatarios se aplican automáticamente, y se muestra (también automáticamente) la ventana Crear sobre.
  6. En el campo Insertar campos, seleccione un campo que desee insertar en el documento y, a continuación, haga clic en Insertar.
  7. Opcional: Si hay campos predefinidos en el documento, puede hacer clic en Coincidencia de campos para hacer coincidir dichos campos con la lista actual de receptores. En la ventana Coincidencia de campos, seleccione los campos del origen de datos que corresponde a los campos predefinidos en el documento y haga clic en Aceptar. Los campos del origen de datos actual y los campos predefinidos se muestran de forma distinta en el documento. Tras la coincidencia de un campo, el nombre de campo original se sustituye por el nombre de campo del origen de datos actual.
  8. Haga clic en Finalizar fusión y seleccione una de estas opciones:
    • Seleccione Vista previa si desea obtener una vista previa de cada instancia del documento fusionado. Puede seleccionar o deseleccionar los destinatarios que desee en la lista. También puede hacer clic en Finalizar fusión en la barra de herramientas y seleccionar Imprimir, Guardar o Enviar correo electrónico.
    • Seleccione Imprimir para imprimir el documento. Después de establecer las opciones de impresión en la ventana Imprimir, haga clic en Aceptar.
    • Seleccione Guardar para guardar las instancias del documento fusionado. Puede guardar todas las instancias como un solo archivo o guardar cada instancia como un archivo distinto. Después de establecer las opciones de guardado en la ventana Guardar, haga clic en Aceptar.
    • Si desea enviar un correo electrónico aparte a los destinatarios de este documento fusionado, seleccione Enviar correo electrónico. El documento se enviará como un archivo adjunto. Puede seleccionar el envío del archivo como .pdf o .odt. Cada dirección de correo electrónico recibirá sólo el correo electrónico y el archivo adjunto correspondiente a esa entrada en el origen de datos. Opcionalmente, puede incluir direcciones de correo electrónico en los campos de copia y copia oculta. Haga clic en Aceptar.
  9. En cualquier momento del proceso de fusión de correo, puede hacer clic en Archivo > Guardar para guardar los parámetros de la fusión de correo del documento. Siempre que abra un documento con parámetros de fusión de correo, se mostrará automáticamente la ventana Fusión de correo.

Comentarios del producto | Documentación adicional | Marcas registradas