IBM Lotus Symphony


Fletning af felter til dokumenter

Du kan udsende bundter af breve, hvor der flettes felter fra en datakilde. Du kan vælge en datakilde og flette felterne i den til et nyt dokument, og du kan enten udskrive dokumenterne eller sende dem med e-mail.

IBM Lotus Notes skal være installeret, for at du kan bruge funktionen Send e-mail. Angiv placeringen af Lotus Notes-installationsstien i Fil > Indstillinger > Symphony > Brevfletning.
  1. Klik på Værktøjer > Brevfletning. Dialogboksen Brevfletning vises.
  2. Klik på Gennemse for at vælge en fil, der indeholder en liste over modtagerne. Filen kan være i en af disse tre filtyper: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes-kontaktpersoner (.nsf) eller semikolonseparerede værdier (.csv). Hvis du vælger et regneark med mere end ét ark, vises dialogboksen Markér tabel. Vælg den tabel, du vil bruge til modtagerlisten, og klik derefter på OK.
  3. Valgfrit: Klik på Vis og redigér modtagerlisten, hvis du vil se og redigere modtagerlisten. Du kan vælge eller fjerne en hvilken som helst af de viste modtagere i eksempelvinduet.
  4. Valgfrit: Klik på Opret et nyt dokument baseret på det aktuelle valg af modtagere, hvis du vil oprette et nyt dokument baseret på den aktuelle markering af modtagere. Dette trin opretter et nyt dokument, hvor vinduet Brevfletning vises automatisk, og den aktuelle datakilde og det aktuelle valg af modtagere automatisk anvendes.
  5. Valgfrit: Klik på Opret en ny kuvert baseret på det aktuelle valg af modtagere, hvis du vil oprette en ny kuvert baseret på det aktuelle valg af modtagere. Dette trin oprette et nyt dokument, hvor vinduet Brevfletning vises automatisk. Den aktuelle datakilde og det aktuelle valg af modtagere anvendes automatisk, og vinduet Opret kuvert vises automatisk.
  6. Vælg et felt i feltet Indsæt felter, som du vil indsætte i dokumentet, og klik derefter på Indsæt.
  7. Valgfrit: Hvis der er foruddefinerede felter i dokumentet, kan du klikke på Sammenlign felter for at sammenligne disse felter med den aktuelle modtagerliste. Vælg felter fra datakilden, der svarer til de foruddefinerede felter i dokumentet, i vinduet Sammenlign felter, og klik på OK. Felterne fra den aktuelle datakilde og de foruddefinerede felter vises på en anden måde i dokumentet. Når et felt er sammenlignet, erstattes det oprindelige feltnavn med feltnavnet fra den aktuelle datakilde.
  8. Klik på Afslut fletning, og vælg en af følgende indstillinger:
    • Vælg Eksempel, hvis du vil have vist hver enkelt forekomst af det flettede dokument. Du kan vælge eller fravælge en hvilken som helst af de viste modtagere. Du kan også klikke på Afslut fletning på værktøjslinjen og vælge Udskriv, Gem eller Send e-mail.
    • Vælg Udskriv for at udskrive dokumentet. Når du har angivet udskriftsindstillingerne i dialogboksen Udskriv, skal du klikke på OK.
    • Vælg Gem for at gemme forekomsterne af det flettede dokument. Du kan gemme alle forekomsterne som én fil, eller du kan gemme hver forekomst som en separat fil. Når du har angivet lagringsindstillingerne i dialogboksen Gem, skal du klikke på OK.
    • Hvis du vil sende en separat e-mail til modtagerne af det flettede dokument, skal du markere Send e-mail. Dokumentet sendes som et bilag. Du kan vælge at sende filen i .pdf- eller .odt-format. Hver e-mail-adresse modtager kun e-mailen og det bilag, der svarer til den pågældende post i datakilden. Du kan vælge at angive e-mail-adressen i felterne Cc og Bcc. Klik på OK.
  9. Du kan på ethvert tidspunkt under brevfletningen klikke på Fil > Gem for at gemme indstillingerne for brevfletningen. Når du åbner et dokument med brevfletningsindstillinger, vises dialogboksen Brevfletning automatisk.

Produktfeedback | Yderligere dokumentation | Varemærker