Bagaimana Melakukan "Mail Merge" dari Spreadsheet Calc.

Disajikan oleh

Proyek Dokumentasi OOo

Daftar Isi 1. Pembuatan Source Database 3 2.Pembuatan Template Surat 4 3.Penggabungan 5 4.Trik mengenai Penomoran Halaman Surat 6 5. Kredit 9 6. Lisensi 9

1. Pembuatan Source Database

Untuk melakukan Mail Merge dalam OpenOffice.org, Anda harus mengubah spreadsheet Anda menjadi source database, sehingga Anda dapat menampilkannya didalam Beamer (berkas).

Ketika Anda telah menyelesaikan spreadsheet Anda dengan data yang diinginkan, klik pada File-Save untuk menyimpannya, dalam format .sxc, pada direktori yang Anda inginkan. Sekarang, Anda dapat menutup sheet Anda.

Pada menu Tools, pilih Data sources...

Di sebelah kirinya, Anda dapat melihat data source telah dibuat dan didaftarkan dari Data Sources Manager. Anda harus mencari posisi, dimana Anda menyimpan milik anda dan pilih itu.

Klik pada 'New Data Source'.

Disebelah kanannya, Anda dapat mengetikkan nama untuknya.

Dibawah Connection, pilih tipe dari dokumen yang akan Anda gunakan sebagai Data Source. Disini, pada drop-down list,

pilih 'Spreadsheet'.

Pada tab Tables, verifikasi bahwa nama spreadsheet telah dipilih.

Lalu, klik pada 'OK' dan sheet Anda akan dapat digunakan untuk Mail Merge.

Petunjuk: Metode ini dapat digunakan untuk meregister tipe data yang didukung yang sudah terdapat pada sistem anda ke dalam OpenOffice.org Suite apapun .

Pembuatan Template Surat

Buka dokumen teks baru : File – New – Text

Ketik isi dari surat Anda. Anda tidak harus memasukkan field alamat saat ini. Anda dapat mengetikkan asterik (*),sebagai tempat penetapan, untuk mengorientasikan diri anda ketika Anda telah menyelesaikan surat Anda.

ketika Anda telah menyelesaikan surat Anda; simpan, tetapi jangan tutup berkasnya.

Dari menu 'View', pilih 'Data Sources' (atau tekan tombol F4.)

Data source terdaftar Anda akan ditampilkan pada Beamer dan anda harus memilih sumber yang mana anda akan bekerja dengannya:

Klik pada tanda tambah kecil, selanjutnya ke nama data source, untuk menampilkan percabangan isi. Lalu, dengan mengklik pada nama dari tabel, Anda akan melihat tampilan fields dan recordnya di sebelah kanan Beamer.

Sekarang, Anda harus menambahkan fields ke dalam dokumen.

Klik dan tahan pada field Name (atau apapun field Anda dinamai), dari tabel Anda.

Tahan tombol mouse kebawah,geser naik sampai tanda asterik dalam dokumen Anda dan lepaskan. Field akan ditampilkan pada area dokumen Anda:

*<NOM,C,10>

*

*

Ulangi aksi ini pada field Surname. Ubah posisi baris untuk memasukkan fields alamat lainnya.

ketika Anda telah selesai memasukkan semua fields Anda, Anda telah siap untuk melakukan penggabungan.

Penggabungan

1.Pilih record yang anda inginkan:

2.Bila Anda berharap untuk memilih semua record, klik pada kotak disebelah pojok kiri atas dari tabel.

Pada akhirnya, bila Anda ingin memilih semua fields dari record , klik pada kotak abu-abu yang ditunjukkan di sebelah kanan. Sebuah panah kecil akan ditampilkan dan record akan digarisbawahi.

Untuk memilih records yang tidak berurutan, tahan tombol CTRL

ketika melakukan pemilihan.

Sekarang, Anda dapat melakukan penggabungan.

Pada Toolbar dari Beamer, ikon sebelum terakhir menampilkan beberapa huruf. Klik padanya untuk mengakses fungsi pengurutan:

Anda akan mengakses jendela berikut:

Pengurutan records, sebagaimana Anda telah memilihnya, pada prosedur sebelumnya.

Lalu pilih bagian dimana keluaran akan diarahkan.Jika Anda memilih ‘File’, sebagaimana di contoh kami, Anda harus memilih path file dengan mengklik tombol dengan titik 3 disebelah kanan dari text box 'Path', sehingga Anda dapat mencari file sistem anda sampai kepada file yang Anda inginkan.

Akan ada suatu file dibuat untuk digunakan dengan record yang dipilih. Anda dapat menamai file ini sesuai dengan nama field dari sumber data Anda.

Sekarang operasi diakhiri dan penggabungan selesai!

Trik mengenai Penomoran Halaman Surat

Anda akan menemukan bahwa ini sulit, menggunakan metode ini, yang mana template surat Anda akan ditampilkan dengan sempurna. Apakah semua nama yang terdapat pada baris benar-benar yang anda inginkan? Apakah terdapat kekurangan spasi pada field? Bagaimana Anda dapat menghindari baris kosong, ketika beberapa alamat hanya membutuhkan satu baris sedangkan yang lain membutuhkan satu baris? Ini hanyalah sedikit pertanyaan yang akan kami jawab di bawah ini.

Bagaimana Anda dapat mengendalikan penomoran halaman dari template surat Anda?

Anda dapat menampilkan record dalam dokumen Anda sebelum menggabungkannya.

Untuk melakukannya, lihat pada Toolbar Beamer :

Icon ketiga dari kanan dinamakan ‘Data to Fields’.

Pilih satu record dan klik pada ikon, fields dari template surat Anda akan diisi dengan record data yang dipilih.

Anda dapat mengulangi kegiatan ini sebanyak yang Anda inginkan untuk mengendalikan penomoran halaman dan untuk menambahkan template surat Anda sehingga dengan demikian semua alamat akan ditampilkan dengan benar.

Anda tidak perlu memilih record lagi setelah Anda menyelesaikan pengecekan anda.

Bagaimana membuang baris alamat kosong?

Anggap bahwa ditemplate kita, field ‘ADDRESS_2’ tidak berisi data pada tiap-tiap recordnya.

Letakkan kursor sebelum field ‘ADDRESS_2’ dalam template surat anda. Tekan kombinasi tombol CTRL+F2 untuk membuka jendela dialog Fields.

Berpindahlah ke tab ‘Functions’.

Pilih field dengan gaya ‘Hidden Paragraph’ dan masukkan sebagai kondisi ‘not(field name)'. Di dalam contoh kita tidak akan jadi(ADDRESS_2). Lalu klik pada tombol 'Insert' untuk memasukkan fungsi Anda ke dalam dokumen.

5. Kredit

Penulis : Sophie Gautier

Terimakasih : Richard Holt, pengoreksi, dan kontributor OOo

Diintegrasikan oleh : Gianluca Turconi

Modifikasi terakhir : February 15, 2002

Kontak : OOoDocs Project http://ooodocs.sourceforge.net/

Penerjemah : Gianluca Turconi

Ahmad Imron

6. Lisensi

Dokumen ini diterbitkan dibawah aturan dan kondisi Lisensi Dokumentasi Bebas GNU.

© 2002 Sophie Gautier

© 2002 Gianluca Turconi

Dokumentasi How-To OOo

http://ooodocs.sourceforge.net/	9

Sophie Gautier

2002-04-17T17:37:19

Willy Sudiarto Raharjo

Guy Capra