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Serienbriefe

Die Elemente des Serienbriefs

Ein Serienbrief dient dazu, mehreren Empfängern automatisch den gleichen Brief zu senden. Der Serienbrief besteht aus drei Komponenten:

Das Hauptdokument und die Datenquelle bilden die Datenbasis für den aktuellen Serienbrief und alle weiteren Serienbriefe. Beide Komponenten werden bei Bedarf dem jeweiligen Serienbrief angepasst. (Der Folgebrief hat z.B. einen anderen Inhalt, die Datenquelle hat z.B. neue Datensätze erhalten und alte Datensätze wurden gelöscht.)

Der Serienbrief enthält das Ergebnis aus Hauptdokument und jeweiligem Datensatz der Datenquelle.


Writer 113: Elemente des Serienbriefes.

Das Hauptdokument enthält den Text, der in allen fertigen Serienbriefen identisch ist. Außerdem enthält das Hauptdokument die „Platzhalter“ für die individuellen Bestandteile des Serienbriefes, welche der Datenquelle entstammen (z.B. Name, Adresse, usw.). Jeder Platzhalter entspricht einem Feld aus einem Datensatz der Datenquelle. Die Platzhalter sind in spitze Klammern eingeschlossen.

In der Datenquelle sind die veränderlichen Bestandteile eines Serienbriefs in Form von Datensätzen enthalten. Jeder Datensatz enthält die für den Versand notwendigen Angaben, z.B. „Name“, „Strasse“, „PLZ“, „Stadt“ etc. Jede einzelne Angabe wird als Feld bezeichnet. Diese Felder sind im Hauptdokument als Platzhalter (in <spitzen> Klammern) zu finden. In der ersten Zeile sind als Überschrift die Feldnamen notiert.


Writer 114: Hauptdokument.

Serienbrief vorbereiten

Der Serienbrief wird aus dem Hauptdokument und der Datenquelle erstellt. Bei der Zusammenführung der beiden Komponenten werden die Platzhalter in dem Hauptdokument durch die Felder des jeweiligen Datensatzes aus der Datenquelle ersetzt.


Writer 115: Ein fertiger Serienbrief.

Datenquelle erstellen

Erzeugen Sie eine neue Textdatei.

Notieren Sie in der ersten Zeile als Überschrift die Feldnamen Name und Vorname und Strasse und PLZ und Ort. Trennen Sie jeden Feldnamen mit der [Tabulatortaste]. Die Feldnamen dienen in dem Hauptdokument als Platzhalter. Durch die Verwendung der [Tabulatortaste] entsteht eine tabellarische Darstellung – jeder Feldname entspricht einer Spalte.

Fügen Sie in der folgenden Zeile für jeden Feldnamen einen Eintrag ein, z.B. Müller und Heini und Vielweg und 01020 und Mehrweg. Trennen Sie jeden Eintrag ebenfalls mit der [Tabulatortaste]. Diese Zeile entspricht dem ersten Datensatz. Die Felder jedes Datensatzes bilden den variablen Teil des Serienbriefes.

Fügen Sie in der folgenden Zeile den zweiten Datensatz ein, z.B. Fischer und Klara und Hochweg und 02010 und Abweg.

Wahrscheinlich stehen die Feldnamen und die Einträge in Ihrer Textdatei nicht exakt über­ein­ander. Die Ursache ist die Tabulatorposition in Kombination mit der Länge der einzelnen Feld­namen bzw. der Einträge. Für die Funktion des Serienbriefes ist die Darstellung jedoch unerheblich.


Writer 116: Die Textdatei »Adressen.txt« mit der Überschrift und zwei Datensätzen bildet die Datenquelle.

Speichern Sie die Datei unter dem Namen »Adressen.txt« im Textformat.

Rufen Sie den Dialog »Extras - Datenquellen...« auf, um die Datenquelle anzugeben.

Der Dialog »Datenquellen verwalten« wird angezeigt.

Wählen Sie in dem Dialog »Neue Datenquelle«.

Eine neue Datenquelle „Datenquelle 1“ wird angelegt.

Ändern Sie den Namen „Datenquelle 1“ im Feld »Name« in „Adressen“.

Wählen Sie als »Datenbanktyp« aus dem Kombinationsfeld »Text«, da wir in diesem Beispiel eine Textdatei als Datenquelle verwenden.

Im Feld »Datenquellen-URL« wählen Sie über die Schaltfläche »...« den Pfad zu Ihrer zuvor erstellten Datenquelle »Adressen.txt«.


Writer 117: Dialog »Datenquellen verwalten - Allgemein«.

Wechseln Sie zum Register »Text«, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Die Abbildung Writer 118 zeigt den entsprechenden Dialog.


Writer 118: Dialog »Datenquellen verwalten - Text«.

Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld »Feldtrenner« „{Tab}“, weil in der Datenquelle der Tabulator als Trennzeichen verwendet wird.

Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld »Erweiterung« „txt“ als Dateiformat, weil die Datenquelle eben dieses Dateiformat verwendet.

Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld »Zeichensatz« „Ansi“, damit Umlaute oder andere deutsche Sonderzeichen verwenden werden können.

Die Einstellungen in den weiteren Registern des Dialogs sind nur notwendig, wenn Sie mit mehr als einer Datei arbeiten oder spezielle Abfragen auf Ihre Datenquelle erstellt haben.

Bestätigen Sie den Dialog mit »OK«.

Schließen Sie die Datei »Adressen.txt«.

Hauptdokument erstellen

Das Hauptdokument für den Serienbrief kann entweder manuell oder durch den »AutoPilot« erstellt werden.

Die manuelle Vorgehensweise ist geeignet, wenn ein einfaches oder ein bereits vorhandenes Layout verwendet werden soll:

Erzeugen Sie ein neues Textdokument und speichern Sie es unter dem »Serienbrief.sxw« - oder öffnen Sie eine vorhandene Vorlage.

Rufen Sie den Menübefehl »Einfügen - Feldbefehl - Andere...« auf.

Der Dialog »Feldbefehle« wird angezeigt.

Wählen Sie das Register »Datenbank«.

Wählen Sie als »Feldtyp« „Serienbrieffeld“.

Wählen Sie als »Datenbankauswahl« „Adressen“.

Klicken Sie auf das Symbol »+«, um die Felder von „Adressen“ zu sehen.

Die Felder „Name“ und „Vorname“ und „Strasse“ und „PLZ“ und „Ort“ werden angezeigt.

Positionieren Sie den Cursor in dem Hauptdokument an der gewünschten Stelle, um den Vornamen des Empfängers einzufügen.

Klicken Sie auf „Vorname“ in der »Datenbankauswahl« und anschließend auf die Schaltfläche »Einfügen«.

Der Platzhalter wird (in spitzen Klammern grau hinterlegt) in dem Hauptdokument eingefügt.

Fügen Sie die anderen Felder an der gewünschten Stelle ein.

Schreiben Sie den eigentlichen Text in dem Hauptdokument.

Speichern Sie das Dokument.



Der »AutoPilot« bietet verschiedene Vorlagen an, die anschließend verändert werden können:

Rufen Sie den Menübefehl »Datei - AutoPilot - Brief...« auf.

Der folgende Dialog besteht aus mehreren Schritten. Betrachtet wird hier die Auswahl der Datenquelle. Wählen Sie daher solange »Weiter«, bis der folgende Dialog erscheint.


Writer 119: Dialog »AutoPilot Brief«.

Wählen Sie aus den beiden Kombinationsfeldern »Datenbank« die Datenquelle (das linke Feld enthält den Namen der Datenquelle) „Adressen“ und die Datei (das rechte Feld enthält die Datei oder Tabelle) „Adressen“. Die Namensgleichheit ist zufällig, da bei der Einrichtung sowohl die Datenquelle als auch die Datei den gleichen Namen erhalten haben.

In der Übersicht »Datenbankfelder« auf der rechten Seite sehen Sie dann die auswählbaren Felder aus Ihrer Datenquelle.

Markieren Sie das auszuwählende Feld und verwenden Sie den Pfeil, um den Platzhalter zu übernehmen.

Unter »Adresse« sehen Sie nach der Auswahl das Feld. Dort müssen Sie gegebenenfalls Absätze erzeugen (»Eingabe«-Taste), um die Adresse zu formatieren, d.h. auf mehrere Zeilen zu verteilen.

Um weitere Einstellungen vorzunehmen, wählen Sie die Schaltfläche »Weiter«.

Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, wählen Sie die Schaltfläche »Fertig stellen«.

Das Hauptdokument wird erzeugt. Die Felder sind als Platzhalter grau hinterlegt.
<Vorname> <Nachname>
<Strasse>
<PLZ> <Ort>

Speichern Sie Ihr Hauptdokument.