Bedingte Formatierung

Über den Menübefehl »Format - Bedingte Formatierung« werden in einem Dialog bis zu drei Bedingungen pro Zelle definiert, die erfüllt sein müssen, damit die ausgewählten Zellen ein bestimmtes Format erhalten.

Auf diese Weise können z.B. in einer Zeile mit Summen diejenigen Summen hervorheben werden, die über dem Durchschnitt aller Summen liegen. Ändern sich die Summen, so ändern sich die Formatierungen entsprechend:

Wählen Sie die Zellen aus, die eine bedingte Formatierung erhalten sollen.

Rufen Sie den Menübefehl »Format - Bedingte Formatierung« auf.

Geben Sie im jetzt gezeigten Dialog die Bedingung(en) ein. Der Dialog wird in der Hilfe ausführlich beschrieben, und ein Beispiel zur bedingten Formatierung folgt gleich hier im Anschluss.

Beispiel Zahlenwerte erzeugen

Sie wollen in Ihren Tabellen bestimmte Werte besonders hervorheben, z.B. in einer Tabelle mit Umsätzen alle über dem Durchschnitt liegenden Werte in grün und alle unter dem Durchschnitt liegenden in rot unterlegen. Dies ist mit der bedingten Formatierung möglich:

Schreiben Sie zunächst eine Tabelle, in der einige unterschiedliche Zahlen vorkommen. Für Ihre Versuche können Sie Tabellen mit beliebigen Zufallszahlen erzeugen:

Geben Sie in einer Zelle die Formel =ZUFALLSZAHL() ein, so erhalten Sie eine Zufallszahl zwischen 0 und 1. Wünschen Sie ganze Zahlen zwischen 0 und 50, geben Sie als Formel =GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*50) ein.

Ziehen Sie die Formel auf die gewünschte Anzahl von Zellen in horizontaler Richtung auf. Dazu zeigen Sie mit dem Cursor auf die untere rechte Ecke der Zelle, wo er zu einem Fadenkreuz wird. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste nach rechts, bis die gewünschte Anzahl von Zellen erreicht ist.

Ziehen Sie in gleicher Weise wie eben beschrieben die Ecke der Zelle ganz rechts nach unten, um mehrere Zeilen von Zufallszahlen zu erzeugen.

Beispiel Zellvorlagen definieren

Für unser Beispiel legen Sie nun zwei Zellvorlagen für Ihre Zahlen an: eine Vorlage für alle Werte, die überdurchschnittliche Umsätze darstellen, und eine für solche, die unter dem Durchschnitt liegen. Der »Stylist« sollte zu sehen sein.

Klicken Sie in eine leere Zelle, rufen Sie dort das Kontextmenü auf und wählen Sie Zelle formatieren.

Wählen Sie im Dialog »Zellattribute« im Register »Hintergrund« z.B. als Hintergrundfarbe „Hellgrün“. Klicken Sie auf »OK«.

Klicken Sie im »Stylist« auf das Symbol »Neue Vorlage« aus Selektion. Im Dialog geben Sie als Namen der neuen Vorlage z.B. „Oberhalb“ ein.

Um eine zweite Vorlage zu definieren, klicken Sie erneut in eine leere Zelle und verfahren Sie wie oben beschrieben. Formatieren Sie die Zelle mit der Hintergrundfarbe „Hellrot“ und nennen Sie die Vorlage „Unterhalb“.

Beispiel Mittelwert berechnen

Wir berechnen für unser spezielles Beispiel den Mittelwert der Zufallszahlen. Das Ergebnis wird in einer Zelle abgelegt:

Setzen Sie den Cursor in eine leere Zelle, z.B. in J14, und rufen Sie den Funktionsautopiloten auf.

Wählen Sie die Funktion MITTELWERT. Wählen Sie per Maus Ihre Zufallszahlen aus. Wenn Sie den Bereich nicht ganz sehen, weil der Funktionsautopilot ihn verbirgt, können Sie den Dialog mit der »Vergrößern/Verkleinern«-Taste vorübergehend verkleinern.

Schließen Sie den Funktionsautopiloten mit »OK«.

Beispiel Zellvorlagen anwenden

Nun müssen Sie nur noch die bedingte Formatierung auf Ihre Tabelle anwenden:

Wählen Sie alle Zellen mit den Zufallszahlen aus.

Rufen Sie den Menübefehl »Format - Bedingte Formatierung« auf.

Sie sehen den gleichnamigen Dialog.

Wählen Sie jetzt als Bedingungen: Wenn Zellwert kleiner als J14, dann formatiere mit „Unterhalb“, und wenn Zellwerte größer oder gleich J14, dann formatiere mit „Oberhalb“.

Beispiel zur bedingten Formatierung: Zellvorlagen kopieren

Sie wollen die bedingte Formatierung nachträglich auf weitere Zellen anwenden:

Klicken Sie eine der Zellen an, die mit der bedingten Formatierung versehen sind.

Kopieren Sie die Zelle in die Zwischenablage, z.B. mit [Strg] + [C].

Wählen Sie die Zellen aus, die dieselbe Formatierung erhalten sollen.

Rufen Sie den Menübefehl »Bearbeiten - Inhalte einfügen« auf.

Sie sehen den Dialog »Inhalte einfügen«.

Markieren Sie im Bereich Auswahl nur das Feld Formate, heben Sie die anderen Markierungen auf. Klicken Sie auf »OK«.