プロジェクトのオーナやメンバーは、ファイル共有ページを通してプロジェクトのファイルの表示および共有することができます。プロジェクトのファイルは、バイナリや他ファイル形式のアップロード、URL、HTML ページなどとなります。ここに含めるファイルは、プロジェクトオーナのバージョン管理下に置かれます。
ファイルはフォルダ内に整理されます。 フォルダは、ツリー階層で整理され、親フォルダが上になり、子フォルダが下に続きます。フォルダの階層構造により、ファイルの整理が簡単に行えます。つまり、親フォルダに「テスト・スクリプト」という名前を付け、子フォルダに「ホワイトボックスのテスト」と「ブラックボックスのテスト」という名前を付けて、それぞれのフォルダ名に関連するフォルダを保存しておきます。
ファイルの共有ページには、3 つのレベルまでのフォルダ階層が表示されます。現在表示しているレベルとそのサブフォルダを見ることができます。サブフォルダを選択すると、そのサブフォルダが現在のトップレベルになり、その下にある 2 レベルのサブフォルダが表示されます。フォルダの説明がフォルダ名の右側およびフォルダ内のファイル・リストの上に表示されます。
新しいフォルダを作成するには、次のステップに従います。
[タスク] バーから新しいドキュメントを追加をクリックし、ファイルの追加ページを表示して、ファイルを追加します。このページの入力フィールドを使って、このフォルダに表示されるファイルを説明します。 ファイルを提案するために次の情報を入力します。
[サブミット] をクリックします。
ファイルの情報を更新する、ファイルを別のフォルダに移動する、ファイルをすべて削除する場合は、ファイルの共有ページにある編集または削除リンクを使用します。作成したファイルのサブセクションの階層を並べ替えたり、セクションごと削除することもできます。削除するサブセクションにファイルが含まれている場合は、すべてを削除するか、ファイルをトップレベルに移動するかを選択できます。
プロジェクトのメンバーは、ファイルの構成にファイルや新しいセクションを提案できます。しかし、プロジェクトオーナが承認するまで、これらをファイルの共有ページに追加することはできません。プロジェクト・メンバーが表示するこのページには、新しいファイルやセクションを提案するリンクが含まれます。
提案したファイルは、プロジェクトオーナのスタートページにある「承認待ち」セクションに表示されます。提案されたファイルとセクションは、ファイルの共有ページのプロジェクトオーナのビューにも表示されます。提案されたファイルやセクションの隣にある承認待ちリンクをクリックすると、ラジオボタンを使ってファイルやセクションを承認、承認待ち、不承認するプロジェクト・ドキュメントの承認ページが表示されます。それから、[アクションの実行] ボタンをクリックすてタスクを完了します。
提案されたファイルやセクションに対してプロジェクトオーナとして実行するタスクは、自動的にファイルを提案したユーザへの E-Mail 通知を生成します。これには、オーナのアクションについて詳しい説明が必要な場合は、E-Mail でオーナに直接問い合わせるようにという指示が含まれます。 提案したファイルを承認しなかった場合は、決定に至った理由を尋ねられます。 この理由は、提案したファイルのユーザへの E-Mail 通知にすべて含まれます。
たとえば、ファイルのアップロード・サイズが 1 ファイルにつき最大で 25MB であるため、プロジェクト・メンバーが提案したファイルがこれを超えてしまったような場合は、ファイルを承認しませんが、ファイルを分割してこの問題を解決するようにという指示を含めます。