IBM Lotus Symphony


将域合并到文档中

您可以批量发送合并了数据源中域的信件。您可以选择一个数据源,将其域合并到新的文档,然后打印这些文档或使用电子邮件进行发送。

要使用 发送电子邮件功能,必须安装 IBM® Lotus Notes®。在文件 > 首选项 > Symphony > 邮件合并中,指定 Lotus Notes 安装路径的位置。
  1. 单击工具 > 邮件合并 这会显示邮件合并窗口。
  2. 单击浏览以选择包含收件人列表的文件。 该文件可以是以下三种文件类型之一:OpenDocument Spreadsheet(.ods)、IBM Lotus Notes 联系人(.nsf)或逗号分隔的值(.csv)。如果您选择具有多张工作表的电子表格,那么会显示选择表格窗口。选择希望用于收件人列表的表格,然后单击确定
  3. 可选:如果希望预览和编辑收件人列表,请单击 预览和编辑收件人列表。在预览窗口中,您可以选中或清除列出的任何收件人。
  4. 可选:如果希望根据当前所选的收件人创建新文档,请单击 根据当前所选的收件人创建新文档 该步骤将创建新文档,在该文档中会自动显示邮件合并窗口,并将自动应用当前的数据源和选择的收件人。
  5. 可选:如果希望根据当前所选的收件人创建新信封,请单击根据当前所选的收件人创建新信封 该步骤将创建新文档,在该文档中会自动显示邮件合并窗口。会自动应用当前的数据源和所选的收件人,并自动显示创建信封窗口。
  6. 插入域域中,选择想要插入文档的域,然后单击插入
  7. 可选:如果文档中存在预定义域,可单击匹配域,使这些域与当前的收件人列表匹配。在匹配域窗口中,从对应于文档中预定义域的数据源选择域,然后单击确定 当前数据源中的域与预定义域在文档中会以不同方式显示。匹配某个域后,初始域名称将由来自当前数据源的域名称替代。
  8. 单击完成合并,然后从以下选项中进行选择:
    • 如果希望预览已合并文档中的每个实例,请选择预览。您可以选中或清除任何列出的收件人。您也可以单击工具栏上的完成合并,然后选择打印保存发送电子邮件
    • 选择打印以打印文档。设置打印窗口中的打印选项后,单击确定
    • 选择保存以保存已合并文档的实例。您可以将所有实例保存为一个文件,也可以将每个实例都单独保存为一个文件。设置保存窗口中的保存选项后,单击确定
    • 如果您希望向这个已合并文档的收件人发送一封单独的电子邮件,请选择发送电子邮件。该文档将作为附件发送。您可以选择以 .pdf.odt 格式发送文件。每个电子邮件地址都只能收到与数据源中的条目对应的电子邮件和附件。您可以选择在“抄送”和“暗送”域中提供电子邮件地址。单击确定
  9. 在邮件合并过程中,您可以随时单击文件 > 保存来保存文档邮件合并设置。每当打开具有邮件合并设置的文档时,都会自动显示邮件合并窗口。

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