IBM Lotus Symphony


Zlúčenie polí do dokumentu

Môžete odosielať dávkové komunikácie, ktoré zlučujú polia zo zdroja údajov. Môžete vybrať zdroj údajov a zlúčiť jeho polia do nového dokumentu a potom môžete dokumenty vytlačiť alebo ich odoslať elektronickou poštou.

Aplikácia IBM® Lotus Notes® musí byť nainštalovaná na používanie funkcie Odoslať e-mail. Zadajte umiestnenie inštalačnej cesty programu Lotus Notes v Súbor > Preferencie > Symphony > Hromadná korešpondencia.
  1. Kliknite na Nástroje > Hromadná korešpondencia. Zobrazí sa okno Hromadná korešpondencia.
  2. Kliknutím na Prehľadávať vyberiete súbor, ktorý zahŕňa zoznam príjemcov. Tento súbor môže mať jeden z týchto troch typov: OpenDocument Spreadsheet (.ods), kontakt IBM Lotus Notes (.nsf) alebo CSV (.csv). Keď vyberiete hárok s viacerými listami, zobrazí sa okno Select Table. Vyberte tabuľku, ktorú chcete použiť na zoznam príjemcov a kliknite na OK.
  3. Voliteľné: Ak chcete zobraziť a upraviť zoznam príjemcov, kliknite na Zobraziť a upraviť zoznam príjemcov. V okne náhľadu môžete vybrať alebo zrušiť výber uvedených príjemcov.
  4. Voliteľné: Ak chcete vytvoriť nový dokument na základe aktuálneho výberu príjemcov, kliknite na vytvoriť nový dokument na základe aktuálneho výberu príjemcov. Týmto vytvoríte nový dokument, v ktorom sa automaticky zobrazí okno Hromadná korešpondencia a použije sa aktuálny zdroj údajov a výber príjemcov.
  5. Voliteľné: Ak chcete vytvoriť novú obálku na základe aktuálneho výberu príjemcov, kliknite na vytvoriť novú obálku na základe aktuálneho výberu príjemcov. Týmto vytvoríte nový dokument, v ktorom sa automaticky zobrazí okno Hromadná korešpondencia. Automaticky sa použije aktuálny zdroj údajov a výber príjemcov a zobrazí sa okno Vytvoriť obálku.
  6. V poli Insert Fields vyberte pole, ktoré chcete vložiť do dokumentu a kliknite na Insert.
  7. Voliteľné: Ak dokument obsahuje preddefinované polia, môžete kliknúť na Spojiť polia, čím prispôsobíte polia aktuálnemu zoznamu prijímateľov. V okne Spojiť polia vyberte polia zdroja údajov, ktoré prislúchajú k preddefinovaným poliam v dokumente, a kliknite na OK. Polia z aktuálneho zdroja údajov a preddefinované polia sa v dokumente zobrazujú odlišne. Po zladení poľa sa pôvodný názov poľa nahradí názvom poľa z aktuálneho zdroja údajov.
  8. Kliknite na Dokončiť zlúčenie a vyberte z týchto volieb:
    • Ak chcete zobraziť náhľad každej inštancie zlúčeného dokumentu, vyberte Preview. Môžete vybrať alebo vymazať ktorýchkoľvek z uvedených príjemcov. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Dokončiť zlúčenie v lište nástrojov a vybrať akciu Tlačiť, Uložiť alebo Odoslať e-mail.
    • Ak chcete vytlačiť dokument, vyberte Print. Keď nastavíte voľby tlače v okne Print, kliknite na OK.
    • Ak chcete uložiť inštancie zlúčeného dokumentu, vyberte Save. Môžete uložiť všetky inštancie ako jeden súbor alebo každú inštanciu ako samostatný súbor. Keď nastavíte tieto voľby uloženia v okne Save, kliknite na OK.
    • Ak chcete odoslať samostatný e-mail príjemcom tohto zlúčeného dokumentu, vyberte Send E-mail. Dokument sa odošle ako príloha. Súbor môžete odoslať vo formáte .pdf alebo .odt. Každá e-mailová adresa dostane len ten e-mail a prílohu, ktorý sa zhoduje s položkou v zdroji údajov. Voliteľne môžete poskytnúť e-mailovú adresu v poliach CC a BCC. Kliknite na OK.
  9. V ktoromkoľvek bode procesu zlučovania pošty môžete uložiť nastavenia zlúčenia pošty dokumentu kliknutím na Súbor > Uložiť. Kedykoľvek otvoríte dokument s nastaveniami zlúčenia pošty, automaticky sa zobrazí okno Hromadná korešpondencia.

Spätná väzba na produkt | Ďalšia dokumentácia | Ochranné známky