IBM Lotus Symphony


Объединение полей в документах

Можно отправить пакеты писем, которые включают поля из источника данных. Можно выбрать источник данных и включить его поля в новый документ, а затем напечатать документ или отправить его по электронной почте.

Для использования функции Отправка электронной почты должен быть установлен продукт IBM® Lotus Notes®. Укажите расположение каталога установки Lotus Notes в меню Файл > Параметры > Symphony > Составление письма.
  1. Выберите Сервис > Составление письма. Откроется окно Составление письма.
  2. Нажмите кнопку Обзор для выбора файла, который включает в себя список получателей. Поддерживаются три типа файлов: электронные таблицы OpenDocument Spreadsheet(.ods), контакты IBM Lotus Notes (.nsf) и значения, разделенные запятыми (.csv). При выборе электронной таблицы, которая имеет больше одного листа, показывается окно Выберите таблицу. Выберите таблицу, которую вы хотите использовать для списка получателей и нажмите кнопку OK.
  3. Необязательно: Выберите Просмотреть
и изменить список получателей для просмотра и изменения списка получателей. В окне предварительного просмотра можно выбрать или отменить выбор всех показанных получателей.
  4. Необязательно: Выберите Создать
документ с использованием выбранных получателей для создания нового документа с использованием выбранных получателей. В результате создается новый документ, в котором автоматически отображается окно Объединение почты, а также применяются текущий источник данных и выбранные получатели.
  5. Необязательно: Выберите Создать
конверт с использованием выбранных получателей для создания нового конверта с использованием выбранных получателей. В результате создается новый документ, в котором автоматически отображается окно Объединение почты. Кроме того, автоматически применяются текущий источник данных и выбранные получатели и отображается окно Создать конверт.
  6. В поле Вставить поля выберите поле, которые вы хотите вставить в документ, и нажмите Вставить.
  7. Необязательно: При наличии предопределенных полей в документе их можно сопоставить текущему списку получателей с помощью кнопки Сопоставить поля. В окне Сопоставить поля выберите поля в источнике данных, которые соответствуют предопределенным полям документа, и нажмите кнопку OK. Поля из текущего источника данных и предварительно определенные поля отображаются в документе разными способами. После сопоставления полей исходное имя поля заменяется на имя поля из источника данных.
  8. Нажмите Завершить объединение и выберите из следующих опций:
    • Выберите Предварительный просмотр, если вы хотите просмотреть каждый экземпляр объединенного документа. Можно выбрать или удалить из списка любого получателя. Кроме того, можно щелкнуть на значке Завершить объединение на панели инструментов и выбрать Печать, Сохранить или Отправить электронную почту.
    • Выберите Печать для печати документа. После установки опций печати в окне Печать нажмите кнопку OK.
    • Выберите Сохранить для сохранения экземпляров объединенного документа. Можно сохранить все экземпляры в одном файле или каждый экземпляр в отдельном файле. После установки опций сохранения в окне Сохранить нажмите кнопку OK.
    • Если вы хотите отправить отдельное сообщение электронной почты получателям этого объединенного документа, выберите Отправить электронную почту. Документ отправляется как вложение. Файлы можно отправить в формате .pdf или .odt. Каждый адрес электронной почты получает только сообщение электронной почты и вложение, которое соответствует этой записи в источнике данных. Можно по выбору предоставить адрес электронной почты в полях CC и BCC. Нажмите кнопку ОК.
  9. В любой момент в процессе составления письма можно выбрать Файл > Сохранить для сохранения параметров составления письма документа. При каждом открытии документа с параметрами составления письма автоматически показывается окно Составление письма.

Комментарии по продукту | Дополнительная документация | Товарные знаки