Можно отправить пакеты писем, которые включают поля из источника данных. Можно выбрать источник данных и включить его поля в новый документ, а затем
напечатать документ или отправить его по электронной почте.
Для использования функции Отправка электронной почты должен быть установлен продукт IBM® Lotus Notes®. Укажите расположение каталога установки Lotus Notes в меню .
- Выберите
. Откроется окно
Составление письма.
- Нажмите кнопку Обзор для
выбора файла, который включает в себя список получателей. Поддерживаются
три типа файлов: электронные таблицы OpenDocument
Spreadsheet(.ods), контакты IBM Lotus Notes
(.nsf) и значения, разделенные запятыми
(.csv). При выборе электронной таблицы, которая
имеет больше одного листа, показывается окно Выберите
таблицу. Выберите таблицу, которую вы хотите использовать для списка
получателей и нажмите кнопку OK.
- Необязательно: Выберите
для просмотра и изменения списка
получателей. В окне предварительного просмотра можно выбрать или отменить
выбор всех показанных получателей.
- Необязательно: Выберите
для создания нового
документа с использованием выбранных получателей. В результате
создается новый документ, в котором автоматически отображается окно
Объединение почты, а также применяются текущий
источник данных и выбранные получатели.
- Необязательно: Выберите
для создания
нового
конверта с использованием выбранных получателей. В результате создается
новый документ, в котором автоматически отображается окно
Объединение почты. Кроме того, автоматически применяются
текущий источник данных и выбранные получатели и отображается окно
Создать конверт.
- В поле Вставить
поля выберите поле, которые вы хотите вставить в документ, и нажмите
Вставить.
- Необязательно: При наличии предопределенных полей в документе их
можно сопоставить текущему списку получателей с помощью кнопки Сопоставить поля. В окне Сопоставить поля выберите поля в источнике
данных, которые соответствуют предопределенным полям документа, и нажмите
кнопку OK. Поля из текущего источника данных и
предварительно определенные поля отображаются в документе разными
способами. После сопоставления полей исходное имя поля заменяется на имя поля
из источника данных.
- Нажмите Завершить
объединение и выберите из следующих опций:
- Выберите
Предварительный просмотр, если вы хотите
просмотреть каждый экземпляр объединенного документа. Можно выбрать или удалить из списка любого получателя. Кроме
того, можно щелкнуть на значке Завершить
объединение на панели инструментов и выбрать
Печать,
Сохранить или Отправить электронную почту.
- Выберите Печать для печати документа.
После
установки опций печати в окне Печать нажмите кнопку OK.
- Выберите Сохранить для сохранения
экземпляров объединенного документа. Можно сохранить все экземпляры в одном
файле или каждый экземпляр в отдельном файле. После установки опций сохранения
в окне Сохранить нажмите кнопку OK.
- Если вы хотите отправить отдельное сообщение электронной почты получателям
этого объединенного документа, выберите Отправить
электронную почту. Документ отправляется как вложение. Файлы можно
отправить в формате .pdf или .odt.
Каждый адрес
электронной почты получает только сообщение электронной почты и вложение,
которое соответствует этой записи в источнике данных. Можно по выбору
предоставить адрес электронной почты в полях CC и BCC. Нажмите кнопку ОК.
- В любой момент в процессе составления письма можно
выбрать для сохранения параметров
составления письма документа. При каждом открытии документа с параметрами
составления письма автоматически показывается окно
Составление письма.