IBM Lotus Symphony


Mesclando Campos em Documentos

Você pode enviar lotes de cartas que mesclam campos de uma origem de dados. É possível selecionar uma origem de dados e mesclar seus campos em um novo documento, e em seguida, imprimir os documentos ou enviá-los por e-mail.

O IBM® Lotus Notes® deverá estar instalado para usar a função Enviar e-mail. Especifique a localidade do caminho da instalação do Lotus Notes em Arquivo > Preferências > Symphony > Mesclagem de Correio.
  1. Clique em Ferramentas > Mesclagem de Correio. A janela Mesclagem de Correio é exibida.
  2. Clique em Procurar para selecionar um arquivo que inclua uma lista de destinatários. O arquivo pode ser de um dos três tipos: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes contacts (.nsf) ou comma-separated values (.csv). Quando você seleciona uma planilha com mais de uma planilha, a janela Selecionar Tabela é exibida. Selecione a tabela que você deseja usar para a lista de destinatários e, em seguida, clique em OK.
  3. Opcional: Clique em visualizar e editar a lista de destinatários se quiser visualizar e editar a lista de destinatários. Na janela de visualização, você pode selecionar ou limpar qualquer um dos destinatários listados.
  4. Opcional: Clique em Criar um novo documento com base na seleção atual de destinatários se quiser criar um novo documento com base na seleção atual de destinatários. Essa etapa cria um novo documento no qual a janela Mesclagem de Correio é exibida automaticamente e a origem de dados atual e a seleção de destinatários são aplicadas automaticamente.
  5. Opcional: Clique em Criar um novo envelope com base na seleção atual de destinatários se quiser criar um novo envelope com base na seleção atual de destinatários. Essa etapa cria um novo documento no qual a janela Mesclagem de Correio é exibida automaticamente. A origem de dados atual e a seleção de destinatários são aplicadas automaticamente e a janela Criar Envelope é exibida automaticamente.
  6. No campo Inserir Campos, selecione um campo que você deseja inserir no documento e, em seguida, clique em Inserir.
  7. Opcional: Se houver campos predefinidos no documento, será possível clicar em Corresponder Campos para fazer a correspondência desses campos com a atual lista de destinatários. Na janela Corresponder Campos, selecione os campos da origem de dados que correspondem aos campos predefinidos no documento e clique em OK. Os campos da origem de dados atual e os campos predefinidos são exibidos de forma diferente no documento. Após a correspondência de um campo, o nome de campo original é substituído pelo nome de campo da origem de dados atual.
  8. Clique em Concluir Mesclagem e selecione uma destas opções:
    • Selecione Visualizar se desejar visualizar cada ocorrência do documento mesclado. É possível selecionar ou desmarcar qualquer um dos destinatários listados. Também é possível clicar em Concluir Mesclagem na barra de ferramentas e selecionar Imprimir, Salvar ou Enviar e-mail.
    • Selecione Imprimir para imprimir o documento. Depois de definir as opções de impressão na janela Imprimir, clique em OK.
    • Selecione Salvar para salvar as ocorrências do documento mesclado. Você pode salvar todas as ocorrências como um arquivo, ou salvar cada ocorrência como um arquivo separado. Depois de definir as opções de salvamento na janela Salvar, clique em OK.
    • Se deseja enviar um e-mail separado para os destinatários deste documento mesclado, selecione Enviar e-mail. O documento é enviado como um anexo. É possível selecionar para enviar o arquivo como .pdf ou .odt. Cada endereço de e-mail recebe apenas o e-mail e anexo que correspondem a essa entrada na origem de dados. Opcionalmente, você pode fornecer o endereço de e-mail nos campos CC e CCO. Clique em OK.
  9. Em qualquer ponto do processo de mesclagem de correio, é possível clicar em Arquivo > Salvar para salvar as configurações de mesclagem de correio do documento. Quando você abrir um documento com as configurações de mesclagem do correio, a janela Mesclagem de Correio será exibida automaticamente.

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