IBM Lotus Symphony


Scalanie pól w dokumenty

Użytkownik może wysyłać serie listów ze scalonymi polami ze źródła danych. Możliwe jest wybranie źródła danych i scalenie jego pól w nowy dokument, a następnie wydrukowanie dokumentów lub ich wysłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Aby używanie funkcji Wyślij wiadomość e-mail było możliwe, musi być zainstalowany produkt IBM® Lotus Notes®. Położenie ścieżki instalacyjnej programu Lotus Notes należy podać, korzystając z opcji Plik > Preferencje > Symphony > Korespondencja seryjna.
  1. Kliknij opcję Narzędzia > Korespondencja seryjna. Zostanie wyświetlone okno Korespondencja seryjna.
  2. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać plik zawierający listę adresatów. Ten plik może należeć do jednego z trzech następujących typów plików: plik arkusza kalkulacyjnego OpenDocument (.ods), plik z kontaktami programu IBM Lotus Notes (.nsf) i plik z wartościami rozdzielanymi przecinkami (.csv). W przypadku wybrania arkusza kalkulacyjnego składającego się z więcej niż jednego arkusza zostanie wyświetlone okno Wybieranie tabeli. Wybierz tabelę, która ma zostać użyta dla listy adresatów, a następnie kliknij przycisk OK.
  3. Opcjonalnie: Kliknij ikonę Podgląd i edycja listy adresatów, aby wyświetlić podgląd listy adresatów i edytować tę listę. W oknie podglądu można zaznaczyć lub usunąć zaznaczenie dla dowolnego z wymienionych adresatów.
  4. Opcjonalnie: Kliknij ikonę Tworzenie nowego dokumentu na podstawie bieżącego wyboru adresatów, aby utworzyć nowy dokument na podstawie bieżącego wyboru adresatów. W tym kroku jest tworzony nowy dokument, w którym okno Korespondencja seryjna jest wyświetlane automatycznie oraz automatycznie są stosowane bieżące źródło danych i wybór adresatów.
  5. Opcjonalnie: Kliknij ikonę Tworzenie nowej koperty na podstawie bieżącego wyboru adresatów, aby utworzyć nową kopertę na podstawie bieżącego wyboru adresatów. W tym kroku jest tworzony nowy dokument, w którym okno Korespondencja seryjna jest wyświetlane automatycznie. Bieżące źródło danych i wybór adresatów są automatycznie stosowane oraz wyświetlane jest okno Tworzenie koperty.
  6. W polu Wstaw pola wybierz pole, które ma zostać wstawione do dokumentu, a następnie kliknij opcję Wstaw.
  7. Opcjonalnie: Jeśli w dokumencie znajdują się predefiniowane pola, można kliknąć przycisk Dopasuj pola, aby dopasować te pola do bieżącej listy adresatów. W oknie Dopasowywanie pól wybierz pola źródła danych, które odpowiadają predefiniowanym polom w dokumencie, i kliknij przycisk OK. Pola z bieżącego źródła danych są wyświetlane w dokumencie inaczej niż predefiniowane pola. Po dopasowaniu pola jego oryginalna nazwa jest zastępowana nazwą pola z bieżącego źródła danych.
  8. Kliknij opcję Zakończ scalanie. Po jej kliknięciu można wybrać następujące opcje:
    • Wybierz opcję Podgląd, jeśli ma zostać wyświetlony podgląd każdej instancji scalanego dokumentu. Można wybrać dowolnych adresatów z listy lub anulować ich wybór. Można także kliknąć ikonę Zakończ scalanie na pasku narzędzi i wybrać opcję Drukuj, Zapisz lub Wyślij wiadomość e-mail.
    • Wybierz opcję Drukuj, aby wydrukować dokument. Po ustawieniu opcji drukowania w oknie Drukowanie kliknij przycisk OK.
    • Wybierz opcję Zapisz, aby zapisać instancje scalanego dokumentu. Można zapisać wszystkie instancje jako jeden plik lub każdą instancję w osobnym pliku. Po ustawieniu opcji zapisywania w oknie Zapisywanie kliknij przycisk OK.
    • Aby wysłać osobne wiadomości e-mail do adresatów tego scalonego dokumentu, wybierz opcję Wyślij wiadomość e-mail. Dokument zostanie wysłany jako załącznik. Plik można wysłać w formacie .pdf lub .odt. Na każdy adres e-mail zostaną wysłane tylko wiadomość e-mail i załącznik odpowiadający danej pozycji w źródle danych. Opcjonalnie można podać adres e-mail w polach DW i UDW. Kliknij przycisk OK.
  9. W dowolnym momencie przetwarzania korespondencji seryjnej można kliknąć opcję Plik > Zapisz, aby zapisać ustawienia korespondencji seryjnej dla dokumentu. Za każdym razem, gdy zostanie otwarty dokument z ustawieniami korespondencji seryjnej, będzie automatycznie wyświetlane okno Korespondencja seryjna.

Opinia na temat produktu | Dodatkowa dokumentacja | Znaki towarowe