Użytkownik może wysyłać serie listów ze scalonymi polami ze źródła
danych. Możliwe jest wybranie źródła danych i scalenie jego pól w nowy dokument,
a następnie wydrukowanie dokumentów lub ich wysłanie za pośrednictwem poczty
elektronicznej.
Aby używanie funkcji Wyślij
wiadomość e-mail było możliwe, musi być zainstalowany produkt
IBM® Lotus Notes®. Położenie ścieżki instalacyjnej programu Lotus Notes należy
podać, korzystając z opcji .
- Kliknij opcję . Zostanie wyświetlone okno Korespondencja seryjna.
- Kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać plik zawierający listę adresatów. Ten plik może należeć do jednego z trzech następujących typów plików: plik
arkusza kalkulacyjnego OpenDocument (.ods),
plik z kontaktami programu IBM Lotus Notes
(.nsf) i plik z wartościami rozdzielanymi
przecinkami (.csv). W przypadku wybrania arkusza kalkulacyjnego składającego się z więcej niż jednego arkusza zostanie wyświetlone okno Wybieranie tabeli. Wybierz tabelę, która ma zostać użyta dla listy adresatów, a następnie kliknij
przycisk OK.
- Opcjonalnie: Kliknij ikonę
, aby wyświetlić podgląd listy adresatów i edytować tę listę. W oknie podglądu można zaznaczyć lub usunąć zaznaczenie dla dowolnego z wymienionych adresatów.
- Opcjonalnie: Kliknij ikonę
, aby utworzyć nowy dokument na podstawie bieżącego wyboru adresatów. W tym kroku jest tworzony nowy dokument, w którym okno Korespondencja seryjna jest wyświetlane automatycznie oraz automatycznie są stosowane bieżące źródło danych i wybór adresatów.
- Opcjonalnie: Kliknij ikonę
, aby utworzyć nową kopertę na podstawie bieżącego wyboru adresatów. W tym kroku jest tworzony nowy dokument, w którym okno Korespondencja seryjna jest wyświetlane automatycznie. Bieżące źródło danych i wybór adresatów są automatycznie stosowane oraz wyświetlane jest okno Tworzenie koperty.
- W polu
Wstaw pola wybierz pole, które ma zostać
wstawione do dokumentu, a następnie kliknij opcję
Wstaw.
- Opcjonalnie: Jeśli w dokumencie znajdują się
predefiniowane pola, można kliknąć przycisk Dopasuj
pola, aby dopasować te pola do bieżącej listy adresatów. W oknie
Dopasowywanie pól wybierz pola źródła danych,
które odpowiadają predefiniowanym polom w dokumencie, i kliknij przycisk
OK. Pola z bieżącego źródła danych są
wyświetlane w dokumencie inaczej niż predefiniowane pola. Po dopasowaniu pola
jego oryginalna nazwa jest zastępowana nazwą pola z bieżącego źródła danych.
- Kliknij opcję Zakończ scalanie. Po jej kliknięciu można wybrać następujące opcje:
- Wybierz opcję Podgląd, jeśli ma zostać
wyświetlony podgląd każdej instancji scalanego dokumentu. Można wybrać dowolnych
adresatów z listy lub anulować ich wybór. Można także kliknąć ikonę
Zakończ scalanie na pasku narzędzi i wybrać
opcję Drukuj,
Zapisz lub Wyślij
wiadomość e-mail.
- Wybierz opcję Drukuj, aby wydrukować dokument.
Po ustawieniu opcji drukowania w oknie Drukowanie kliknij przycisk OK.
- Wybierz opcję Zapisz, aby zapisać instancje scalanego dokumentu. Można zapisać wszystkie instancje jako jeden plik lub każdą instancję w osobnym pliku. Po
ustawieniu opcji zapisywania w oknie Zapisywanie kliknij przycisk OK.
- Aby wysłać osobne wiadomości e-mail do adresatów tego scalonego dokumentu, wybierz opcję Wyślij wiadomość e-mail. Dokument zostanie wysłany jako załącznik. Plik
można wysłać w formacie .pdf lub
.odt.
Na każdy adres e-mail zostaną wysłane tylko wiadomość e-mail i załącznik odpowiadający danej pozycji w źródle danych. Opcjonalnie można podać adres e-mail w polach DW i UDW. Kliknij przycisk
OK.
- W dowolnym momencie przetwarzania korespondencji seryjnej można kliknąć opcję , aby zapisać ustawienia korespondencji seryjnej dla dokumentu. Za
każdym razem, gdy zostanie otwarty dokument z ustawieniami korespondencji
seryjnej, będzie automatycznie wyświetlane okno Korespondencja seryjna.