IBM Lotus Symphony


Өрістерді құжаттарға біріктіру

Деректер көзінен өрістерді біріктіретін хатардың бумаларын жіберуге болады. Деректер көзін таңдап, оның өрістерін жаңа құжатқа біріктіруге, содан кейін құжаттарды басып шығаруға немесе электрондық пошта арқылы жіберуге болады.

Электрондық хат жіберу функциясын пайдалану үшін, IBM® Lotus Notes® бағдарламасын орнату керек. Файл > Басымдықтар > Symphony > Поштаны біріктіру ішінде Lotus Notes орнату жолының орнын көрсетіңіз.
  1. Құралдар > Поштаны біріктіру тармақтарын таңдаңыз. Поштаны біріктіру терезесі көрсетіледі.
  2. Алушылар тізімін қамтитын файлды таңдау үшін, Шолу түймесін басыңыз. Файл үш түрдің біреуі болуы мүмкін: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes контактілері (.nsf) немесе үтірмен бөлінген мәндер (.csv). Бірнеше парақтан тұратын электрондық кестені таңдағанда, Кестені таңдау терезесі көрсетіледі. Алушылар тізімі үшін пайдаланылатын кестені таңдап, OK түймесін басыңыз.
  3. Қосымша: Алушылар тізімін алдын ала қарап, өңдеу үшін, Алушылар тізімін алдын ала қарау және өңдеу параметрін таңдаңыз. Алдын ала қарау терезесінде тізімдегі алушылардың кез келгенін таңдауға немесе өшіруге болады.
  4. Қосымша: Алушылардың ағымдағы таңдауы негізінде жаңа құжат жасау үшін, Алушылардың ағымдағы таңдауы негізінде жаңа құжат жасау параметрін таңдаңыз. Бұл қадам жаңа құжатты жасайды, ондағы Поштаны біріктіру терезесі автоматты түрде көрсетіліп, ағымдағы деректер көзі мен алушылар тізімі автоматты түрде қолданылады.
  5. Қосымша: Алушылардың ағымдағы таңдауы негізінде жаңа конверт жасау үшін, Алушылардың ағымдағы таңдауы негізінде жаңа конверт жасау параметрін таңдаңыз. Бұл қадам жаңа құжатты жасайды, ондағы Поштаны біріктіру терезесі автоматты түрде көрсетіледі. Ағымдағы деректер көзі мен алушылар таңдауы автоматты түрде қолданылып, Конверт жасау терезесі автоматты түрде көрсетіледі.
  6. Өрістер енгізу өрісінде құжатқа енгізілетін өрісті таңдап,Енгізу түймесін басыңыз.
  7. Қосымша: Құжатта алдын ала анықталған өрістер бар болса, бұл өрістерді алушылардың ағымдағы тізіміне қолдану үшін, Өрістерге сәйкестендіру пәрменін таңдаңыз. Өрістерге сәйкестендіру терезесінде деректер көзінен құжаттағы алдын ала анықталған өрістерге сәйкес келетін өрістерді таңдап, OK түймесін басыңыз. Ағымдағы деректер көзіндегі өрістер мен алдын ала анықталған өрістер құжатта басқаша көрсетіледі. Өріске сәйкестендіргеннен кейін, өрістің бастапқы атауы ағымдағы деректер көзіндегі өріс атауымен алмастырылады.
  8. Біріктіруді аяқтау пәрменін, содан кейін мына опциялардың біреуін таңдаңыз:
    • Біріктірілген құжаттың әр жағдайын алдын ала қарау үшін,Алдын ала қарау пәрменін таңдаңыз. Тізімдегі алушылардың кез келгенін таңдауға және өшіруге болады. Құралдар тақтасындағы Біріктіруді аяқтау белгішесін басып, Басып шығару, Сақтау немесе Электрондық хат жіберу пәрменін таңдаңыз.
    • Құжатты басып шығару үшін, Басып шығару пәрменін таңдаңыз. Басып шығару терезесінде басып шығару опцияларын орнатқаннан кейін, OK түймесін басыңыз.
    • Біріктірілген құжаттың барлық жағдайларын сақтау үшін, Сақтау пәрменін таңдаңыз. Барлық жағдайларды бір файл түрінде немесе әр жағдайды бөлек файл түрінде сақтауға болады. Сақтау терезесінде сақтау опцияларын орнатқаннан кейін, OK түймесін басыңыз.
    • Осы біріктірілген құжаттың алушыларына бөлек электрондық хат жіберу үшін, Электрондық хат жіберу пәрменін таңдаңыз. Құжат тіркеме түрінде жіберіледі. Файлды .pdf немесе.odt пішімімен жіберу опциясын таңдауға болады. Әр электрондық пошта мекенжайы деректер көзіндегі осы енгізуге сәйкес келетін электрондық хат пен тіркемені алады. CC және BCC өрістерінде қосымша электрондық пошта мекенжайын енгізуге болады. OK түймешігін басыңыз.
  9. Поштаны біріктіру үрдісінің кез келген жерінде құжаттың поштаны біріктіру параметрлерін сақтау үшін, Файл > Сақтау тармағын таңдаңыз. Поштаны біріктіру параметрлері бар құжатты ашқан сайын, автоматты түрде Поштаны біріктіру терезесі көрсетіледі.

Өнім туралы пікір | Қосымша құжаттама | Сауда белгілері