IBM Lotus Symphony


文書内へのフィールドの差し込み

データソースのフィールドを差し込むバッチレターを送信できます。データソースを選択してそのフィールドを新規文書に差し込み、その文書を印刷するか、または E メールで送信することができます。

[メールの送信] 機能を使用するには、IBM® Lotus Notes® をインストールする必要があります。 Lotus Notes のインストールパスのロケーションを、[ファイル] > [プリファレンス] > [Symphony] > [差し込み印刷] で指定します。
  1. [ツール] > [差し込み印刷] をクリックします。 [差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。
  2. [参照] をクリックして、受信者のリストが含まれているファイルを選択します。ファイルタイプは、OpenDocument スプレッドシート (.ods)、 IBM Lotus Notes 連絡先 (.nsf)、またはコンマ区切り値 (.csv) の 3 種類のいずれかです。シートを複数含むスプレッドシートを選択すると、[表の選択] ウィンドウが表示されます。受信者リストで使用する表を選択し、[OK] をクリックします。
  3. オプション: 宛先のリストをプリビューして編集する場合は、宛先のリストのプリビューおよび編集 をクリックします。 プリビューウィンドウでは、リストに含まれる宛先を選択したり消去したりできます。
  4. オプション: 宛先の現在の選択内容に基づいて新規文書を作成するには、宛先の現在の選択内容に基づいて新規文書を作成する をクリックします。 この手順により、新規文書が作成され、[差し込み印刷] ウィンドウが自動的に表示されて、現在のデータソースおよび宛先の選択内容が自動的に適用されます。
  5. オプション: 宛先の現在の選択内容に基づいて新規封筒を作成する場合は、宛先の現在の選択内容に基づいて新規封筒を作成する をクリックします。 この手順により、新規文書が作成され、[差し込み印刷] ウィンドウが自動的に表示されます。現在のデータソースおよび宛先の選択内容が自動的に適用され、[封筒の作成] ウィンドウが自動的に表示されます。
  6. [フィールドの挿入] フィールドで、文書に挿入するフィールドを選択して [挿入] をクリックします。
  7. オプション: 文書に定義済みフィールドがある場合は、 [フィールドの区別] をクリックして、これらのフィールドを宛先の現在のリストと突き合わせます。[フィールドの区別] ウィンドウで、文書の定義済みフィールドに対応するデータソースのフィールドを選択して、[OK] をクリックします。 現在のデータソースのフィールドと定義済みフィールドが、文書内で区別して表示されます。フィールドの突き合わせが完了したら、元のフィールド名は、現在のデータソースのフィールド名に置き換えられます。
  8. [マージの完了] をクリックし、次のオプションから選択します。
    • 差し込み文書の各インスタンスをプリビューする場合は、[プリビュー] を選択します。 リストに含まれる宛先を選択したり消去したりできます。ツールバーの [マージの完了] をクリックして、[印刷][保存]、または [メールの送信] を選択することもできます。
    • 文書を印刷するには [印刷] を選択します。[印刷] ウィンドウで印刷オプションを設定したら、[OK] をクリックします。
    • [保存] を選択して、差し込み文書のインスタンスを保存します。すべてのインスタンスを 1 つのファイルに保存するか、または各インスタンスを別のファイルとして保存できます。[保存] ウィンドウで保存オプションを設定したら、[OK] をクリックします。
    • この差し込み文書の受信者に別の E メールを送信する場合は、[メールの送信] を選択します。文書が添付ファイルとして送信されます。ファイルを .pdf または .odt 形式で送信することもできます。 各 E メールアドレスでは、データソース内のエントリに対応する E メールと添付ファイルのみを受信します。オプションとして、CC フィールドと BCC フィールドに E メールアドレスを指定することもできます。[OK] をクリックします。
  9. 差し込み印刷プロセスのいずれかの時点で [ファイル] > [保存] をクリックし、文書の差し込み印刷設定を保存できます。差し込み印刷設定のある文書を開くと、いつでも [差し込み印刷] ウィンドウが自動的に表示されます。

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