IBM Lotus Symphony


Fusion de zones dans des documents

Vous pouvez envoyer par lots des lettres qui fusionnent des zones issues d'une source de données. Vous pouvez sélectionner une source de données et fusionner ses zones pour constituer un nouveau document, puis imprimer le document ou l'envoyer par courrier électronique.

La fonction Envoi d'un courrier nécessite l'installation d'IBM Lotus Notes. Indiquez le chemin d'installation de Lotus Notes dans Fichier > Préférences > Symphony > Publipostage.
  1. Cliquez sur Outils > Publipostage. La fenêtre Publipostage s'affiche.
  2. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier qui contient une liste de destinataires. Trois types de fichiers sont pris en charge : OpenDocument Spreadsheet (.ods), les carnets d'adresses IBM Lotus Notes (.nsf) et les valeurs séparées par des virgules (.csv). Lorsque vous sélectionnez une feuille de calcul de plusieurs feuilles, la fenêtre Sélectionner le tableau s'affiche. Sélectionnez le style de de tableau que vous souhaitez utiliser pour la liste des destinataires, puis cliquez sur OK.
  3. Facultatif : Cliquez sur prévisualise et modifie la liste des destinataires si vous souhaitez prévisualiser et éditer la liste des destinataires. Dans la fenêtre de prévisualisation, vous pouvez sélectionner ou effacer n'importe lequel des destinataires répertoriés.
  4. Facultatif : Cliquez sur Crée un document reposant sur la sélection actuelle des destinataires si vous souhaitez créer un nouveau document en fonction de la sélection actuelle des destinataires. Cette étape crée un nouveau document dans lequel la fenêtre Publipostage s'affiche automatiquement et la source de données actuelle et la sélection des destinataires sont automatiquement appliquées.
  5. Facultatif : Cliquez sur Crée un document reposant sur la sélection actuelle des destinataires si vous souhaitez créer une nouvelle enveloppe en fonction de la sélection actuelle des destinataires. Cette étape permet de créer un nouveau document dans lequel la fenêtre Publipostage s'affiche automatiquement. La source de données actuelle et la sélection des destinataires s'appliquent automatiquement. La fenêtre Création d'une enveloppe s'affiche automatiquement.
  6. Dans la zone Insérer des zones, sélectionnez une zone à insérer dans le document, puis cliquez sur Insérer.
  7. Facultatif : Si des zones sont prédéfinies dans le document, vous pouvez cliquer sur Mettre en correspondance les zones pour faire correspondre ces zones dans la liste actuelle des destinataires. Dans la fenêtre Mettre en correspondance les zones, sélectionnez les zones dans la source de données correspondant aux zones prédéfinies dans le document, puis cliquez sur OK. Les zones issues de la source de données actuelle et les zones prédéfinies s'affichent différemment dans le document. Après avoir mis une zone en correspondance, le nom de la zone initiale est remplacé par le nom de la zone issue de la source de données actuelle.
  8. Cliquez sur Terminer la fusion et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Prévisualiser pour afficher un aperçu de chaque instance du document fusionné. Vous pouvez sélectionner ou effacer n'importe lequel des destinataires répertoriés. Vous pouvez également cliquer sur Terminer la fusion dans la barre d'outils et sélectionner Imprimer, Enregistrer, ou Envoi d'un courrier.
    • Imprimer pour imprimer le document. Une fois les options d'impression définies dans la fenêtreImprimer, cliquez sur OK.
    • Enregistrer pour enregistrer les instances du document fusionné. Vous pouvez enregistrer toutes les instances en un seul fichier ou chaque instance dans un fichier séparé. Une fois les options d'enregistrement définies dans la fenêtre Enregistrer, cliquez sur OK.
    • Si vous voulez envoyer un courrier électronique distinct à chaque destinataire du document fusionné, sélectionnez Envoi d'un courrier. Le document est envoyé en tant que pièce jointe. Vous pouvez choisir d'envoyer le fichier au format .pdf ou .odt. Chaque adresse de courrier électronique ne reçoit que le courrier et la pièce jointe qui correspondent à cette entrée dans la source de données. Vous pouvez éventuellement fournir une adresse de courrier électronique dans les zones Copie à et Copie cachée à. Cliquez sur OK.
  9. A tout moment dans le processus de publipostage, vous pouvez cliquer sur Fichier > Enregistrer pour enregistrer les paramètres de publipostage du document. Chaque fois que vous ouvrez un document dotés de paramètres de publipostage, la fenêtre Publipostage s'affiche automatiquement.

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