IBM Lotus Symphony
|
Luo luettelo sanoista, jotka sisällytetään aakkostettuun hakemistoon, tai muokkaa luetteloa. Vastaavuustiedosto sisältää sanat, joihin tulisi viitata aakkostetussa hakemistossa, yhdessä asiakirjan vastaavan sivunumeron kanssa.
Voit valita kaikki kohdat, joissa tietty sana ilmenee, napsauttamalla Etsi kaikki -painiketta Etsi ja korvaa -valintaikkunassa, avata Hakemistomerkintä-valintaikkunan ja lisätä sanan ja sen esiintymäkohdat aakkostettuun hakemistoon. Jos tarvitset samoja aakkostettuja hakemistoja useissa asiakirjoissa, vastaavuustiedostoon voi määrittää kunkin sanan vain kerran. Tiedostolistaa voidaan kuitenkin käyttää useita kertoja.
Valitse Luo - Viitteet - Hakemistot ja luettelot - Hakemisto/luettelo-välilehti.
Valitse Laji-kentästä "Aakkostettu hakemisto".
Valitse Asetukset-alueelta Vastaavuustiedosto-valintaruutu.
Napsauta Tiedosto-painiketta ja valitse Uusi tai Muokkaa.
Vastaavuustiedosto sisältää seuraavat kentät:
"Hakuehto" viittaa hakemistomerkintään, jonka haluat merkitä asiakirjasta.
"Vaihtoehtoinen merkintä" viittaa hakemistomerkintään, jonka haluat näkyvän hakemistossa.
1. ja 2. avaimet ovat ylätason hakemistomerkintöjä. "Hakuehto" tai "Vaihtoehtoinen merkintä" näkyvät alimerkintänä 1. ja 2. avainten alapuolella.
"Vastaa kirjainkokoa" tarkoittaa, että isojen ja pienten kirjainten ero on merkitsevä.
"Vain sana" etsii termiä yhtenä sanana.
![]() |
Voit ottaa "Vastaa kirjainkokoa"- tai "Vain sana" -vaihtoehdot käyttöön napsauttamalla vastaavaa solua ja valitsemalla haluamasi valintaruudun. |
Toimi seuraavien muotoiluohjeiden mukaan luodessasi vastaavuustiedostoa:
Jokainen vastaavuustiedoston merkintä on omalla rivillään.
Kommentoidut rivit alkavat merkinnällä #.
Käytä seuraavaa muotoa merkinnöissä:
Hakuehto;Vaihtoehtoinen merkintä;1. avain;2.avain;Vastaa kirjainkokoa;Vain sana
"Vastaa kirjainkokoa" ja "Vain sana" tulkitaan ehdoksi "Ei" tai "EPÄTOSI", jos ne ovat tyhjiä tai niiden arvo on (0). Kaikki muu sisältö tulkitaan ehdoksi "Kyllä" tai TOSI.
Jos esimerkiksi haluat sisällyttää aakkostettuun hakemistoon "Kaupungit"-merkintään sanan "Keuruu", kirjoita seuraava rivi vastaavuustiedostoon:
Keuruu;Keuruu;Kaupungit;;0;0
Tällä määrityksellä "Keuruu" löytyy myös, vaikka se olisi kirjoitettu pienellä.
Jos haluat sisällyttää Keuruun kaupunginosan "Kukkainniemi" merkinnän "Kaupungit" alapuolelle, kirjoita:
Kukkainniemi;Keuruu;Kaupungit;