IBM Lotus Symphony


Kenttien yhdistäminen asiakirjoihin

Voit lähettää kirjainkomentojonoja, jotka yhdistävät tietolähteen kenttiä. Voit valita tietolähteen ja yhdistää sen kentät uuteen asiakirjaan ja tämän jälkeen voit joko tulostaa asiakirjat tai lähettää ne sähköpostitse.

Lähetä sähköposti -toiminnon käyttö edellyttää, että IBM Lotus Notes on asennettuna. Määritä Lotus Notes -asennuspolun sijainti kohteessa Tiedosto > Asetukset > Symphony > Joukkokirje.
  1. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Joukkokirje. Näyttöön tulee Joukkokirje-ikkuna.
  2. Valitse vastaanottajaluettelon sisältävä tiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. Tiedoston laji voi olla jokin seuraavista: OpenDocument Spreadsheet (.ods), IBM Lotus Notes -yhteystiedot (.nsf) tai pilkuin eroteltu arvotiedosto (.csv). Jos valitset laskentataulukon, joka sisältää useita taulukkoja, näyttöön tulee Taulukon valinta -ikkuna. Valitse taulukko, jota haluat käyttää vastaanottajaluettelona, ja napsauta sitten OK-painiketta.
  3. Valinnainen: Voit esikatsella ja muokata vastaanottajaluetteloa napsauttamalla kuvaketta Esikatsele ja muokkaa vastaanottajaluetteloa. Esikatseluikkunassa voit valita kenet tahansa luettelossa olevista vastaanottajista ja poistaa valintoja.
  4. Valinnainen: Voit luoda uuden asiakirjan nykyisten vastaanottajavalintojen perusteella napsauttamalla kuvaketta Luo uusi asiakirja nykyisten vastaanottajavalintojen perusteella . Tämä vaihe luo uuden asiakirjan, jossa Joukkokirje-ikkuna näytetään automaattisesti ja jossa nykyistä tietolähdettä sekä nykyisiä vastaanottajavalintoja käytetään automaattisesti.
  5. Valinnainen: Voit luoda uuden kirjekuoren nykyisten vastaanottajavalintojen perusteella napsauttamalla kuvaketta Luo uusi kirjekuori nykyisten vastaanottajavalintojen perusteella . Tämä vaihe luo uuden asiakirjan, jossa Joukkokirje-ikkuna näytetään automaattisesti. Nykyistä tietolähdettä ja nykyisiä vastaanottajavalintoja käytetään automaattisesti, ja Kirjekuoren luonti -ikkuna näytetään automaattisesti.
  6. Valitse Lisää kenttä -kentässä asiakirjaan lisättävä kenttä ja napsauta sitten Lisää-painiketta.
  7. Valinnainen: Jos asiakirjassa on ennalta määritettyjä kenttiä, voit määrittää kentät vastaamaan nykyistä vastaanottajaluetteloa napsauttamalla Yhdistä kentät -painiketta. Valitse Yhdistä kentät -ikkunassa tietolähteen kentät, jotka vastaavat asiakirjan ennalta määritettyjä kenttiä, ja napsauta OK-painiketta. Nykyisen tietolähteen kentät ja ennalta määritetyt kentät näkyvät asiakirjassa erilaisina. Kun kenttä on yhdistetty, kentän alkuperäinen nimi korvataan nykyisen tietolähteen kentän nimellä.
  8. Napsauta Viimeistele joukkokirje -painiketta ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
    • Valitse Esikatselu-vaihtoehto, jos haluat esikatsella kunkin yhdistetyn asiakirjan ilmentymää. Voit valita kenet tahansa luettelossa olevista vastaanottajista ja poistaa valintoja. Voit myös napsauttaa työkalurivin painiketta Viimeistele joukkokirje ja valita vaihtoehdon Tulosta, Tallenna tai Lähetä sähköposti.
    • Valitse Tulosta-vaihtoehto, jos haluat tulostaa asiakirjan. Kun olet määrittänyt tulostusasetukset Tulostus-ikkunassa, napsauta OK-painiketta.
    • Tallenna yhdistetyn asiakirjan ilmentymät napsauttamalla Tallenna-painiketta. Voit tallentaa kaikki ilmentymät yhdeksi tiedostoksi tai kunkin ilmentymän erilliseksi tiedostoksi. Kun olet määrittänyt tallennusasetukset Tallennus-ikkunaan, napsauta OK-painiketta.
    • Jos haluat lähettää erillisen sähköpostiviestin tämän yhdistetyn asiakirjan vastaanottajille, napsauta Lähetä sähköposti -painiketta. Asiakirja lähetetään liitetiedostona. Voit määrittää, että tiedosto lähetetään .pdf- tai .odt-tiedostona. Kuhunkin sähköpostiosoitteeseen lähetetään vain vastaavia merkintöjä tietolähteessä vastaava sähköpostiviesti ja liitetiedosto. Voit myös antaa sähköpostiosoitteen Kopio- ja Piilokopio-kenttiin. Napsauta OK-painiketta.
  9. Voit tallentaa asiakirjan joukkokirjeasetukset missä tahansa joukkokirjeprosessin vaiheessa valitsemalla vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Kun joukkokirjeasetuksia sisältävä asiakirja avataan, näyttöön tulee aina automaattisesti Joukkokirje-ikkuna.

Palautetta tuotteesta | Lisäohjeet | Tavaramerkit