Sie können reihenweise Briefe senden, in denen Felder aus einer Datenquelle zusammengefasst sind. Wählen Sie eine Datenquelle aus, und fassen Sie die zugehörigen Felder in einem neuen Dokument zusammen. Anschließend können Sie die Dokumente entweder drucken oder als E-Mail senden.
IBM® Lotus Notes® muss installiert sein, damit Sie die Funktion E-Mail senden verwenden können.
Geben Sie die Speicherposition des Lotus Notes-Installationspfads in an.
- Klicken Sie auf . Das Fenster Seriendruck wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen, die eine Liste aller Empfänger enthält. Dabei kann es sich um einen von drei Dateitypen handeln: OpenDocument-Tabellendokument (.ods),
IBM Lotus Notes-Kontakte (.nsf) oder durch Kommas getrennte Werte (.csv). Bei Auswahl eines Tabellendokuments, das mehr als eine Tabelle enthält, wird das Fenster Tabelle auswählen angezeigt. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie für die Empfängerliste verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
- Optional: Klicken Sie auf
, wenn Sie die Empfängerliste voranzeigen und bearbeiten möchten. Im Vorschaufenster können Sie jeden der aufgelisteten Empfänger auswählen oder löschen.
- Optional: Klicken Sie auf
, wenn Sie ein neues Dokument auf Grundlage der aktuellen Empfängerauswahl erstellen möchten. Mit diesem Schritt wird ein neues Dokument erstellt, in dem das Fenster Seriendruck automatisch angezeigt wird und die aktuelle Datenquelle und Empfängerauswahl automatisch angewendet werden.
- Optional: Klicken Sie auf
, wenn Sie einen neuen Umschlag auf Grundlage der aktuellen Empfängerauswahl erstellen möchten. Mit diesem Schritt wird ein neues Dokument erstellt, in dem das Fenster Seriendruck automatisch angezeigt wird. Die aktuelle Datenquelle und die Empfängerauswahl werden automatisch angewendet und das Fenster Umschlag erstellen wird automatisch geöffnet.
- Wählen Sie im Feld Feldbefehle einfügen einen Feldbefehl aus, den Sie in das Dokument einfügen möchten, und klicken Sie auf Einfügen.
- Optional: Sind vordefinierte Felder im Dokument vorhanden, können Sie auf Felder abgleichen klicken, um diese Felder mit der aktuellen Empfängerliste abzugleichen. Wählen Sie im Fenster Felder abgleichen Felder aus der Datenquelle aus, die den vordefinierten Feldern im Dokument entsprechen, und klicken Sie auf OK. Die Felder aus der aktuellen Datenquelle und die vordefinierten Felder werden im Dokument unterschiedlich angezeigt. Nach dem Abgleichen eines Felds wird der ursprüngliche Feldname durch den Feldnamen aus der aktuellen Datenquelle ersetzt.
- Klicken Sie auf Zusammenfassen beenden und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Wählen Sie Vorschau aus, wenn Sie jede Instanz des zusammengeführten Dokuments in der Vorschau anzeigen möchten. Sie können jeden der aufgelisteten Empfänger auswählen oder löschen. Sie können auch in der Symbolleiste auf Zusammenfassen beenden klicken und Drucken, Speichern oder E-Mail senden auswählen.
- Wählen Sie Drucken aus, um das Dokument zu drucken. Klicken Sie nach dem Festlegen der Druckoptionen im Fenster Drucken auf OK.
- Wählen Sie Speichern aus, um die Instanzen des Seriendruckdokuments zu speichern. Sie können alle Instanzen in einer Datei oder jede Instanz in einer separaten Datei speichern. Klicken Sie nach dem Festlegen der Speicheroptionen im Fenster Speichern auf OK.
- Wählen Sie E-Mail senden aus, um eine separate E-Mail an Empfänger dieses Seriendruckdokuments zu senden. Das Dokument wird als Anhang gesendet. Sie können die Datei im PDF- oder ODT-Format senden. Jede E-Mail-Adresse erhält nur die E-Mail und den Anhang, der dem Eintrag in der Datenquelle entspricht. Sie können optional in den Feldern "CC" und "BCC" eine E-Mail-Adresse angeben. Klicken Sie auf OK.
- Während des Seriendruckprozesses können Sie jederzeit auf klicken, um die Einstellungen für den Dokumentseriendruck zu speichern. Wenn Sie ein Dokument mit Seriendruckeinstellungen öffnen, wird automatisch das Fenster Seriendruck angezeigt.