Vapaa ja avoin toimisto-ohjelmisto

OpenOffice.org suomeksi
Ohjeita
Suomennosprojekti

OpenDocument - avoin asiakirjastandardi

Sisällysluettelo

  • Johdanto
  • Miksi avoimet standardit ovat tärkeitä?
  • XML-pohjainen tiedostomuoto
  • OpenDocument Euroopassa
  • Avoimet asiakirjastandardit Suomessa
  • Konsepteja OpenDocument-asiakirjojen käytölle

Johdanto

Uusi OpenOffice.org 2.0 edustaa virstanpylvästä julkisten organisaatioiden asiakirjahallinnassa avointa OASIS OpenDocument -standardia noudattavan asiakirjamuotonsa ansiosta. Avoimen standardin käyttö mahdollistaa asiakirjojen yhteensopivuuden ja saatavuuden pitkälle tulevaisuuteen ilman vaaraa kaupallisesta lukituksesta suljettuun asiakirjamuotoon.

Avoimuutta on monenlaista. Pelkkä julkinen dokumentointi ei tee jostain avointa. Avoin standardi on rajapinta, joka on eri toimittajatahojen yhteistyönä syntynyt ja standardointijärjestön ratifioima. OpenDocument on riippumattoman työryhmän kehittämä ja OASIS- ja ISO-standardointielimien julkaisema standardi, jolle löytyy lukuisia toimittajia.

OpenDocument-tiedostomuotoon vakioineet tahot Suomessa

Organisaatio Vuodesta Työasemia
Oikeusministeriö Vuodesta 2007 10 000
Invalidiliitto 1 100
Suomen lähi- ja perushoitajaliitto 400
Uusikaupunki Vuodesta 2007

Luettelosa ei ole mukana pieniä organisaatioita, kuten yhdistyksiä, eikä yrityksiä.

Miksi avoimet standardit ovat tärkeitä?

Julkishallinnollisen viestinnän tulee perustua avoimiin standardeihin
Julkisten tahojen ei tule pakottaa sidosryhmiään, eli käytännössä kaikkia Suomalaisia organisaatioita sekä kansalaisia, suljettuihin tiedostomuotoihin, jotka ovat yhden ohjelmistotoimittajan hallinnoimia.

OpenDocument-asiakirjojen edut voidaan tiivistää seuraavasti:

  1. XML-pohjainen tiedostomuoto
    • Asiakirjojen käsittely teknisesti helppoa toteuttaa
    • Rikkinäiset asiakirjat helpommin korjattavissa
  2. Standardin dokumentaatio on vapaasti saatavilla
  3. Asiakirjastandardia kehittää riippumaton standardisointiorganisaatio OASIS
  4. Useita toimittajia
    • Sitoutumattomuus yhteen toimittajaan
    • Yhden toimittajan liiketoimintastrategia ei hallitse asiakirjojen yhteensopivuutta
    • Sisällön saatavuus myös tulevaisuudessa ei riipu valmistajan hyvästä tahdosta
  5. Useita toteutuksia: OpenOffice.org, KOffice, Abiword, jne.
  6. Toteutus halpaa

XML-pohjainen tiedostomuoto

XML-merkintäkieli on viime vuosina kehittynyt keskeisimmäksi tavaksi esittää tietoa, kuten asiakirjoja. XML:n käsittely on teknisesti helppoa ja ennen kaikkea se on suhteellisen helposti ymmärrettävää jopa ilman teknistä dokumentaatiota. Tämä on suuri ero täysin suljettuihin ns. binäärimuotoihin, joiden käsittely on lähes mahdotonta ilman yksityiskohtaista teknistä dokumentaatiota.

XML-tiedonvälityksessä on standardointi tärkeää. Standardointiin sisältyy tarkka dokumentaatio, mikä mahdollistaa täysin yhteensopivien ratkaisujen tekemisen. Tärkeää on myös se, mikä taho hallitsee standardeja. Mikäli hallinta on vain yhdellä toimittajataholla, kykenee se tekemään jatkuvasti omia laajennuksia, jolloin muut toteutukset eivät voi koskaan olla yhteensopivia. Tätä varten on olemassa toimijoiden yhteisiä standardisointielimiä, kuten OpenDocumentin julkaissut OASIS.

OpenDocument Euroopassa

Euroopan komission IDABC-ohjelma (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) kuvaa OpenDocument-tiedostomuodon tarvetta seuraavasti:

"Useimmat tämän päivän sähköiset toimistoasiakirjat ovat jollain kaupallisella ohjelmistolla luotuja ja useimmiten kukin niistä käyttää omaa tiedostomuotoaan. Jotta käyttäjät voisivat käsitellä asiakirjoja, heillä täytyy usein olla sama ohjelmisto (ja sama versio siitä) tai suodatin jonka avulla asiakirjan voi avata ja sitä muokata. Avoimen asiakirjamuodot tekisivät tämän tarpeettomaksi. Ne poistavat riippuvuuden tiettyihin tuotteisiin ja teknologioihin käyttämällä standardisoituja tiedostomuotoja, jotka lupaavat yhteensopivuutta asiakirjojen käsittelyssä. Koska asiakirjojen kautta tapahtuva tiedonvaihto on keskeistä koko julkisella sektorilla, on asiakirjojen yhteensopivuus keskeistä kaikissa julkishallinnon sähköisten asiakirjojen strategioissa." Lähde: [IDABC2004]

Lähteitä

Avoimet asiakirjastandardit Suomessa

Avointen asiakirjamuotojen käyttöönotto on edistynyt Suomessa vähitellen; erityisesti PDF-muodosta on kehittynyt standardi asiakirjojen julkaisun ja sähköisten lomakkeiden väline. Myös OpenDocument tulee varmasti saamaan vahvan jalansijan ainakin Oikeusministeriön siirtymähankkeen myötä.

Viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003/13). OpenDocument-asiakirjamuoto on eri käyttöjärjestelmissä parhaiten tuettu ja yhteensopiva tiedostomuoto, joka ei pakota käyttäjiä ylimääräisiin ohjelmistohankintoihin.

Konsepteja OpenDocument-asiakirjojen käytölle

Asiakirjojen vienti räätälöityihin muotoihin

XML-pohjainen asiakirjamuoto helpottaa räätälöityjen vientisuodattimien tekemistä. Vientisuodattimia voi käyttää paitsi käyttäjän toimesta, myös sisällönhallintajärjestelmissä (SHJ) automaattisesti. SHJ voi automaattisesti muuntaa asiakirjan organisaation oman tyylin mukaiseen HTML-muotoon verkkojulkaisua varten.

Asiakirjatietojen kokoaminen

Asiakirjoilla ei tee mitään jos niitä ei löydä. Suuria asiakirjamääriä käsiteltäessä mm. seuraavat toiminnot ovat keskeisiä:

  • Asiakirjahakemistojen koostaminen
  • Sisällysluettelojen koostaminen
  • Asiakirjojen indeksointi

Sisällönhallintajärjestelmä tai muu sovellus voi helposti poimia OpenDocument-asiakirjoista palasia, kuten otsikoita, tekijätietoja, sisällysluetteloita ja tiivistelmiä.

Kts. XML-esimerkki asiakirjan sisällysluettelon listaamisesta.

Sähköiset lomakkeet

OpenOffice.org 2.0 mahdollistaa monipuolisten lomakkeiden toteuttamisen. Se toimii itsessään monipuolisena alustana tietokantajärjestelmien kehittämiselle ja tukee useimpia keskeisiä tietokantamoottoreita.

OpenOffice.org 2.0:n PDF-vienti tukee PDF-lomakkeita. Kts. esimerkki (PDF, odt).

Asiakirjojen ja mallien automaattinen generointi

OpenDocument mahdollistaa asiakirjojen ja asiakirjamallien automaattisen generoinnin helpon toteuttamisen esimerkiksi tietokannasta tai käyttäjän syötteen pohjalta.

Asiakirjojen sisällön hallinta

Sisällönhallintajärjestelmiä käytetään usein myös asiakirjojen tai niiden osien muokkaukseen. OpenDocument-asiakirjojen tuen lisääminen sisällönhallintajärjestelmiin on teknisesti helppoa.

Tekninen johdanto

OpenDocument-asiakirjojen käytöstä on saatavilla tekninen johdanto.